文書管理ツールでワークフローを開始する
考慮すべきこと
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必要なユーザー権限:
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文書管理ツールに対する「標準」または「管理者」レベルの権限。
そして -
ワークフローを開始するには、次のいずれかの権限が必要です。
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文書管理ワークフローの「ワークフローを開始可能」の詳細な権限は、プロジェクト権限テンプレートで有効になっています。「文書管理ツールでの権限の仕組み」を参照してください。 プロジェクトレベル ディレクトリツールに対する'管理者'レベルの権限。
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会社レベルのワークフロー ツールに対する「管理者」レベルの権限。
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ワークフローを再開したり、別のワークフローテンプレートを適用したり、追加のワークフローを介して項目を送信したりするには、文書管理ツールに対する次の権限:* '管理者'レベルの権限が必要です。
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特定の種類の文書エラーが発生した場合、プロジェクト管理者は「アクション要」の保存されたビューでそれらを解決できます。
ステップ
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プロジェクトの [文書管理] ツールに移動します。
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次のオプションが利用可能です。
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アップロードされた文書でワークフローを開始する
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新しいワークフロー テンプレートを文書に適用する
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アップロードされた文書でワークフローを開始する
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必要に応じて文書をアップロードします。「文書管理ツールに文書をアップロードする」を参照してください。
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[アップロード] タブをクリックします。
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文書の必須フィールドに入力します。「文書管理ツールの文書の完全な情報」を参照してください。
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[割り当てられたワークフロー] ドロップダウン メニューをクリックして、文書のワークフローを選択します。
ヒント！ 大量の編集機能を使用して、複数の文書にワークフローを割り当てることができます。 -
「文書属性を編集」パネルから変更する場合は、[適用] をクリックします。
これにより、ワークフローが文書に適用されますが、ワークフローは開始されません。 -
「送信」をクリックします。
これにより、文書がワークフローの最初のステップに送信されます。現在のステップの担当者には電子メール通知が届きます。
メモ：[提出する] ボタンは、必須フィールドが入力されていない文書では使用できません。ステップ 3 を参照してください。
新しいワークフロー テンプレートを文書に適用する
文書または文書グループのライフサイクルのどの時点でも、ワークフローを再開、再適用、または追加適用できます。文書のワークフローへの変更は、ワークフロー履歴のタイムスタンプ付き部分になります。
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[文書] タブをクリックします。
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新しいワークフロー テンプレートを適用する文書を1つ以上選択します。
メモ：ワークフローが完了した文書を選択した場合は、追加のワークフロー 承認プロセスを介して送信できます。 -
リストの上部に表示されるワークフロー
アイコンをクリックします。 -
[新しいワークフローを適用] を選択します。
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リストから必要なワークフロー テンプレートを選択します。
メモ：文書に既に適用されている同じワークフロー テンプレートを選択すると、その文書のワークフローが再開されます。 -
ワークフローの競合を処理する: アクティブなワークフローで既に以前の改訂版がある文書にワークフローを適用する場合:
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ワークフローアラートモーダルを確認します。
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現在の改訂版を選択し、前の改訂版の終了理由を入力して、競合を解決することを選択します。
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既存のワークフローを終了したくない場合は、[競合を解決しない] をクリックして、その文書を大量のアクションから除外します。
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[適用] をクリックします。
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新しい ワークフロー テンプレートを適用するには、進行中のワークフローが終了することを確認してから、もう一度 [適用] をクリックします。
これにより、文書は新しく適用されたワークフローの最初のステップに送信されます。現在のステップの担当者には電子メール通知が届きます。 -
変更が適用された文書を確認する場合は、[文書] タブに戻ります。
メモ：文書の現在のワークフローは、「割り当てられたワークフロー」列に一覧表示されます。必要に応じて、テーブル設定
を使用してこの列を表示します。