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Procore

DocuSign®で発注者への請求書を完成させる

  1. 最後の更新
  2. PDFとして保存

目的

Procore + DocuSign® 統合を使用して、 元請契約 の 発注者への請求書 の電子署名プロセスを完了すること。

背景

チームが発注者への請求書を作成した後、DocuSign® アカウントを持つ Procore ユーザーは、請求書が適切な受領者に送信して署名を要求する DocuSign® エンベロープを準備できます。

署名依頼の受領者である場合は、DocuSign® アカウントは必要ありません。 ただし、DocuSign® アカウントをお持ちで、電子メール アドレスが Procore で使用している電子メール アドレスと一致する場合、署名した文書のコピーは DocuSign® アカウントに保存されます。 必要な署名がすべて DocuSign® に収集されると、Procore は委託契約・発注のステータスを「承認済み」に変更します。

考慮すべきこと

  • 必要なユーザー権限:
    • プロジェクトの元請契約ツールに対する「管理者」レベルの権限
  • 追加情報:
    • Procore から DocuSign® アカウントにログインしたら、ログイン トークンの有効期限が切れるまで再度サインインする必要はありません。有効期限が切れると、Procore に「再認証が必要」というバナーが表示されます。詳細については、「Procore のさまざまな DocuSign® バナーの意味は何ですか?」を参照してください。
    • 以下の手順を完了するには、請求書のステータスが「承認済み」、「条件付き承認」、または「発注者の承認待ち」である必要があります。

前提条件

ステップ

発注者への請求書を開く

発注者への請求書を開くには、次の 2 つの方法があります。

元請契約ツールから

  1. プロジェクトの [ 元請契約 ] ツールに移動します。
  2. 発注者への請求書に関連付けられている元請契約を見つけます。 次に、その 番号 リンクをクリックします。
  3. [ 請求書 ] タブをクリックします。
  4. [請求書 (支払申請)] テーブルで、[請求書 #] リンクをクリックします。
  5. 請求書で [ 編集 ] ボタンをクリックします。
  6. [ 概要] タブで、[ DocuSign の更新と設定 ] ボタンをクリックします。

    update-set-up-docusign-button.png

請求書管理ツールから

元請契約ツールに対する「管理者」レベルの権限がある場合は、プロジェクトの請求書管理ツールを使用して、DocuSign® に請求書を一括送信することもできます。

  1. プロジェクトの 請求書管理 ツールに移動します。
  2. [ 所有者 ] タブをクリックします。
  3. テーブル内で請求書を見つけます。 そうしたら
  4. で、[ 請求書 # ] リンクをクリックします。
  5. 請求書で [ 編集 ] ボタンをクリックします。
  6. [ 概要] タブで、[ DocuSign の更新と設定 ] ボタンをクリックします。

    update-set-up-docusign-button.png

Procore が DocuSign® アプリケーションを起動します。 DocuSign® にまだログインしていない場合は、ログイン認証情報の入力を求められます。

DocuSign® にログインする

DocuSign® エンベロープを準備する

DocuSign® にログインすると、「文書のアップロードとエンベロープ受領者の追加」ページが表示されます。次の手順を実行します:

エンベロープに文書を追加する

次の Procore 情報が DocuSign® エンベロープに自動的に入力されます。

  • 請求書の PDF コピーが [エンベロープに文書を追加] セクションに自動的に追加されます。

次のように他の文書を追加するオプションがあります:

  1. 随意： エンベロープにさらに文書を追加する場合は、「エンベロープに文書を追加」セクションで利用可能なオプションのいずれかを選択します。

    owner-invoice-add-documents.png
     注
    「エンベロープに文書を追加」セクションで利用可能なオプションは、DocuSign® によって開発および保守されています。DocuSign® の使用方法を学ぶために、Procore は support.docusign.com のコンテンツを確認することをお勧めします。

    1. アップロードする

    2. テンプレートを使用する

    3. クラウドから取得

受領者をエンベロープに追加する

受領者をエンベロープに追加するには:

  1. [受信者をエンベロープに追加] で、デフォルトの受信者ブロック、名前、メールアドレスをそのまま使用します。 発注者への請求書の場合は、通常、次のように 2 人の受領者を追加します。
    • 受信者 1. [ 名前 ] ボックスに、支払申請の署名を担当する会社の担当者の名前を入力します。 一致するユーザーが Procore プロジェクト ディレクトリに存在する場合、そのユーザー名がドロップダウン リストの選択肢として表示され、Procore + DocuSign® 統合によって登録されている電子メール アドレスが完成します。 そのユーザーがプロジェクト ディレクトリにいない場合は、ここに電子メール アドレスを入力できます。
    • 受信者 2. [ 名前 ] ボックスに、支払申請を署名付きで認証する設計者の名前を入力します。 通常、これはプロジェクトの設計者またはエンジニアです。一致するユーザーが Procore プロジェクト ディレクトリに存在する場合、そのユーザー名がドロップダウン リストの選択肢として表示され、Procore + DocuSign® 統合によって登録されている電子メール アドレスが完成します。 そのユーザーがプロジェクト ディレクトリにいない場合は、ここに電子メール アドレスを入力できます。

      owner-invoice-add-recipients.png
 ヒント

DocuSign® の受信者を追加、変更、または削除しますか?  [エンベロープに受信者を追加] セクションのオプションは、DocuSign® によって開発および管理されています。 DocuSign® で受領者情報を変更した場合、DocuSign® で行った変更は Procore では更新されず、望ましくない結果につながる可能性があることに注意してください。 統合が設計どおりに機能するように、Procore では、Procore によって DocuSign® に追加された可能性のある受領者フィールドを保持することをお勧めします。 DocuSign® の使用方法を学ぶには、Procore は support.docusign.com のコンテンツを確認することをお勧めします。

すべての受領者にメッセージを追加する

  1. 「すべての受信者へのメッセージ」セクションで、次の操作を行います。
    • 電子メールの件名
      送信電子メール メッセージの件名を入力します。
    • 電子メール メッセージ
      送信電子メール メッセージの本文のコピーを入力します。
  2. 「次へ」をクリックします。

署名フィールドを追加してエンベロープを送信する

次のステップは、PDF の署名フィールドをプレビューすることです。 署名フィールドは Procore の役割に対応しています。 たとえば、請求書のある契約の当事者である請負業者と 設計者 。これらのフィールドは、Procore + DocuSign の統合によって DocuSign®® エンベロープに自動的に追加されます。

  1. 請求書の [請負業者] 署名フィールドを見つけます。
  2. [標準フィールド] で、ドラッグ・アンド・ドロップ操作を使用して、署名フィールドを契約書の署名欄に移動します。 右側のペインの [署名] で、以下の図のように適切な [受信者] が選択されていることを確認します。

    owner-invoice-add-signature-field.png
     
  3. 上記の手順を繰り返して、プロジェクトに「建築/エンジニア」の署名フィールドを追加します。
  4. 随意： 必要に応じて、PDF フォームに「標準フィールド」を追加します。
     注
    「標準フィールド」領域のオプションは、DocuSign® によって開発および保守されています。DocuSign® の使用方法を学ぶために、Procore は support.docusign.com のコンテンツを確認することをお勧めします。
  5. 随意： 受領者としてエンベロープをプレビューするには、[ プレビュー] をクリックします。 右上隅の閉じる (x) アイコンをクリックしてプレビューを閉じます。
  6. エンベロープを署名用に送信する準備ができたら、[送信] をクリックします。
    DocuSign®は、指定された受信者にエンベロープを送信します。 その後、受領者は次のステップに進むことができます。 すべての署名が収集され、DocuSign® で文書に適用されたら、Procore で請求書のステータスを手動で「承認済み」に変更する必要があります。

関連項目