ベストプラクティス: 提出資料ワークフロー管理

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注

提出資料ワークフローを編集するための推奨されるベストプラクティスは、このページにまとめられています。プロジェクトの提出資料ツールに関するチュートリアルや動画などを表示するには、こちらをクリックしてください。

はじめに

ワークフローセクションは、提出資料ツールの通知とアクション待ち追跡のコンポーネントを有効にします。ワークフローは、自動的にワークフローを進め、アクションまたは期限切れ通知を出すという利点を提供します。この記事では、提出資料ワークフローを編集するためのベストプラクティスについて説明します。準備はよいですか?

[一括アクション] > [ワークフローを適用]

この機能により、管理者ユーザーは、提出資料案件をまとめて選択して、新しいワークフローや作成済みのワークフローテンプレートを適用することができます。ワークフローをまとめて適用するには、すべての提出資料案件が草案ステータスであり、過去にワークフローが適用されていないことが必要です。提出資料にワークフローを一括追加する２つの方法について以下で説明します。

なぜ一括アクションを利用する必要があるのですか?

ワークフローの一括適用は、複数の提出資料に同時に同じワークフローを追加するので、時間を節約できます。この機能をワークフローテンプレートと併用すると、さらに時間を節約できます。

オプション1: 提出資料パッケージからの一括アクション

提出資料パッケージ一括編集では、ワークフローを一括適用することもできますので、提出資料パッケージの活用をお勧めします ( 「ベストプラクティス: 提出資料パッケージ - はじめに」を参照)。この方法の主な利点は、提出資料案件を個別に送信するための個別のアクションが必要な代わりに、プロセスの一部としてワークフロー電子メール送信をまとめて開始できることです。「パッケージ内の提出資料を一括編集する」を参照してください。

オプション２: リストビューからの一括アクション

より多くの時間がかかりますが、提出資料パッケージを使用しない場合、リストビューからワークフローを一括適用することもできます。「提出資料ツールで [一括アクション] > [ワークフローを適用] を使用する」を参照してください。提出資料パッケージを使用したワークフローの一括適用とは異なり、この方法では各案件ごとに電子メールを個別に送信する必要があります。

検討事項

案件がまだ草案ステータスであるため、ワークフローが適用された時には通知は送信されません。この処理を完了するには、各提出資料案件を編集し、ステータスを更新して、[更新して電子メールを送信] をクリックする必要があります。代わりに、[更新] をクリックすると、電子メールは送信されません (期日が過ぎると期限超過通知は送信されます)。

ユーザーの一括置き換え

プロジェクトへの人の出入りが頻繁にあるため、ワークフローユーザーを別のユーザーに簡単に置き換える方法が必要です。多数の提出資料の承認者、提出者、またはレビュー担当者を置き換える必要がある場合は、プロジェクトの提出資料ツールに対して「管理者」レベルの権限を持つユーザーが、提出資料ツールの構成設定でこれを行うことができます。「設定の構成: 提出資料ツール」を参照してください。

ワークフローを拒否し、アクション待ちを前のステップに戻す

多くの場合、管理者は提出資料のアクション待ちを前のワークフローステップに戻すことが必要になります。いくつか事例を挙げてみましょう:

ワークフローユーザーが回答への添付書類のアップロードを忘れた、または間違った添付書類をアップロードした
ワークフローユーザーが間違った回答をした
提出資料が間違った承認者に渡ってしまった

提出資料管理者はいつでも、アクション待ちを前のステップに戻すことができます。特定の回答に基づいてより自動化されたエクスペリエンスを実現するには、「ワークフローを拒否」設定を有効にすることをおすすめします。「設定の構成: ワークフローの拒否を有効にする」を参照してください。

検討事項

この機能を使って提出資料の改訂版を管理することは推奨されません。前のワークフローステップに戻して新たなデータを入力すると、(送信、返却、期日などの) 日付、コメント、回答、添付書類といった、以前記録されたデータは上書きされます。それらの変更は案件の変更履歴に記録されますが、すぐにはわかりません。さらに、Procoreのレポートには最新のデータしか表示されないため、提出資料の改訂版を作成する代わりにワークフローを前に戻した場合、実際のアクション待ち時間を正確に把握することができません。

詳細とガイドラインについては、「提出資料でアクション待ちを変更する」を参照してください。

提出資料の改訂

「改訂版を作成する」機能は、すでにワークフローに入力されたデータを除外し、元の案件情報の (改訂版番号のついた) コピーを作成します。ワークフローのステップは複製されますが、提出者の役割から新しい提出資料を要求するために、ステップ１から再スタートします。この機能により、過去のすべてのデータが元の提出資料案件の中に残ることを保証しながら、新しいデータを改訂版に追加することができます。