ベスト プラクティス: 提出資料プロジェクトの構成

はじめに

提出資料ツールを最大限に活用するには、提出資料を作成する前に、プロジェクトレベルの構成がすべて整っていることを確認する必要があります。この記事では、最も重要な設定のベスト プラクティスについて説明します。準備はよいですか?

仕様セクションごとに提出資料に番号を付ける

この設定により、リンクした仕様セクションで提出資料番号と改訂版に区分番号を付けるオプションが有効になります。この設定を有効にすると、例えば、提出資料の仕様セクション フィールドで仕様セクション No. 03 30 00 と特定されている場合、提出資料番号 (No. 007 など) と改訂版番号 (No. 01 など) が No. 03 30 00-007.01 のようにフォーマットされます。この設定が有効でない場合、提出資料番号と改訂版番号は No. 007.01 のようにフォーマットされます。

さらに、この設定を有効にすると、各仕様セクションの提出資料には、他の仕様セクションの提出資料とは無関係な連続番号が付けられます。例:

• 仕様セクション: 03 30 00
  • No. 03 30 00-001: コンクリート混合設計
  • No. 03 30 00-002: 製品データ
  • No. 03 30 00-003: エキスパンション・ジョイント レイアウト
• 仕様セクション: 07 45 00
  • No. 07 45 00-001: 製品データ
  • No. 07 45 00-002: サンプル

動的期日

動的期日はオプションですが、固定期日の代わりにワークフロー ステップ期間を規定するのに推奨される構成です。これにより、各ワークフローのステップと役割が、それぞれの提出資料案件をレビューして回答するために契約で割り当てられた時間を確保することが保証されます。ワークフロー ステップが終了すると、次のステップの期日が自動的に先に (前のステップが遅れた場合) または前に (前のステップが早かった場合) 調整され、規定した期間が常に守られるようになります。ワークフロー ステップが期日までに回答しない場合には、期限超過のルールも適用されます。「動的承認者期日とは何ですか?」を参照してください。

提出資料スケジュール計算

提出資料スケジュール計算はオプションですが、提出資料案件に関連するマイルストーンの日付を表示する強く推奨される機能です。これらのフィールドには以下が含まれます:

• 現場での利用開始期日: 提出資料が現場で設置または使用される日付のユーザー データ フィールド。
• リードタイム: 提出資料の処理、製造、および発送に必要な暦日数を示すユーザー データ フィールド。
• 設計チームのレビューの時間: 提出資料のレビューと承認のために外部チームに割り当てられた暦日数を示すユーザー データ フィールド。
• 内部レビュー時間: 提出資料のレビューのために内部チームに割り当てられた暦日数を示すユーザー データ フィールド。
• 返送予定日: 現場での利用開始期日マイルストーンに間に合うように外部レビューアからの承認済み提出資料が必要になるマイルストーン日付を表示する、システムが作成するフィールド。「ドロップ デッド日付」とも呼ばれます。
  • これを決定するために使用される計算式は次の通りです: 現場での利用開始期日 - リードタイム
• 内部レビュー完了予定日: 現場での利用開始期日マイルストーンに間に合うように内部レビューアからのレビュー済み提出資料が必要になるマイルストーン日付を表示する、システムが作成するフィールド。
  • これを決定するために使用される計算式は次の通りです: 現場での利用開始期日 - リードタイム - 設計チームのレビュー時間
• 提出期限予定日: 現場での利用開始期日マイルストーンに間に合うように提出者から提出資料が提出される必要があるマイルストーン日付を表示する、システムが作成するフィールド。
  • これを決定するために使用される計算式は次の通りです: 現場での利用開始期日 - リードタイム - 設計チームのレビュー時間 - 内部レビュー時間

これらのフィールドは、現場での利用開始期日、リードタイム、および割り当てられたレビュー時間に基づいて、ワークフロー プロセスの各メンバーのために予定期日を逆算する機能をサポートします。この設定により、提出資料の進捗のレポートを作成して、順調に進んでいるかどうかを確認することが容易になります。

「提出資料スケジュール計算」オプションを有効にしたら:

• 初めに、[現場での利用開始期日] フィールドに日付を入れます。
• 次に、[リードタイム] フィールドに日数を入力します。例えば、10 日と入力すると、現場での利用開始期日からリードタイムの 10 日を差し引いた返送予定日が自動的に追加されます。
• [設計チームのレビュー時間] フィールドに入力する日付についても同様です。例えば、７日と入力すると、内部レビュー完了予定日の自動入力を計算するために、システムは返却予定日から７日を差し引きます。
• 最後に、[内部レビュー時間] フィールドに日数を入力します。例えば、５日と入力すると、内部レビュー時間の日付から５日を差し引いて提出期限予定日を自動的に計算します。

ワークフローの拒否を有効にする

この設定を強くおすすめします。有効にすると、ワークフロー承認者からの「拒否」または「修正して再提出」の提出資料への回答によって、アクション待ちの責任が提出資料管理者に自動的にルーティングされ、次のステップが決定されます。

• 提出資料管理者には、「拒否」または「修正して再提出」の回答により、アクション待ちのユーザーになったことが電子メールで通知されます。アクション待ちが提出資料管理者にルーティングされると、提出資料管理者は次のことを選択できます:
  • 提出資料を閉じ、必要に応じて修正を作成します。
  • アクション待ちをワークフローの前のステップに戻します。
  • ワークフローを再開します。
    • ワークフローが再開されると、中断したところから再開されます。例:
      • 他の承認者がいないステップで「拒否」または「修正して再提出」の回答が入力された場合、ワークフローは次のステップに進みます。次のステップがない場合、ワークフローは完了します。
      • まだ回答していない必須の承認者がさらにいるステップで「拒否」または「修正して再提出」の回答が入力された場合、ワークフローは同じステップで再開され、他の必須の承認者が回答できるようになります。

提出資料の電子メール

これらの設定は、特定の提出資料アクションから発生する電子メール通知にコピーされる提出資料の役割を制御します。 送信される通知の数は、これらの通知を設定することにより、必要に応じて変更できます。 「提出資料が作成または更新されたときに電子メールを受け取るのは誰ですか?」を参照してください。

提出者、承認者、およびレビューアの役割の定義

提出資料案件で担当者がしなければならない特定のアクションは、これらの役割によって示されます。その役割とそれぞれの具体的なアクションには次のものがあります:

• 提出者: 提出者の役割は、オプションではあるが推奨されるワークフローの最初のステップとして、必要な文書の提出を担当します。「提出資料」の役割には複数のユーザーに割り当てることができますが、ワークフローでの提出者ステップは１つだけです。
• 承認者: このユーザーは提出資料案件への回答を担当します。回答の選択肢は、プロジェクトの提出資料ツール構成で設定することができます。「カスタム提出資料回答を管理する」を参照してください。
• レビューア: この役割は一般に、承認者の役割に、同じワークフロー ステップに前は含まれていなかった別のユーザーに、レビューのために案件を転送する柔軟性を提供するために使用されます。承認者がこれを行うことができるのは、自分がその案件のアクション待ちになっているときだけです。レビューアは、案件が送信された後、承認者と同様の回答アクションを行うことができます。アクション待ちは、最終回答のために承認者に戻されます。「レビューのために提出資料を転送する」を参照してください。

提出資料のライフサイクルでのこれらの役割の働きをまとめて見るには、「提出資料 - ワークフロー図」を参照してください。

提出資料の回答

レビューアと承認者が使用できる回答は、これらの設定を使用してカスタムできます。例えば、プロジェクトの推奨回答として「承認済み」の代わりに「レビュー済み」を追加できます。それぞれ１つのカスタム回答を可能にする「保留中」と「提出済み」を除き、提出資料管理者は、既定の各回答に対して最大 12 個のカスタム回答を作成できます。提出資料で使用されている場合、カスタム回答を削除することはできません。それらは編集できますが、編集された回答は、編集前の回答が使用されいたすべての場所で、編集前の回答と置き換わることに注意してください。「カスタム提出資料回答を管理する」を参照してください。

ワークフロー テンプレート

チームは、プロジェクト期間中、複数の提出資料で同じワークフローを常に再利用します。複数の提出資料について同じワークフローの手作業での再作成を必要とするのではなく、チームはこれらのワークフローをテンプレートとして定義し、必要に応じて適用できる必要があります。プロジェクト・エンジニアが 10 の別の案件について同じワークフローをビルドする場合、繰り返しのアクションに多くの余計な時間を費やすことになります。この機能を使えば、テンプレートを作成し、必要に応じて再利用することができます。

次のステップ

プロジェクトの提出資料構成が完了したので、提出資料の作成を開始することができます。提出資料登録を作成する最速の方法は、Procore の提出資料ビルダーまたは提出資料インポートを使用することです。これらの方法の使用に関する詳細と推奨については、「ベスト プラクティス: 提出資料ビルダー」および「ベスト プラクティス: 提出資料インポート」を参照してください。