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Procore

設定を構成する: 提出資料ツール

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Locations: https://app.procore.com/1004955/proj.../configure_tab

  • ​​​​​​Submittals > Submittal Settings > Enable Reject Workflow

目的

提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザーとして、提出資料ツールの構成設定をプロジェクト用にカスタマイズすること。

考慮すべきこと

  • 必要なユーザー権限:
    • プロジェクトの提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限。

動画

 

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ステップ

  1. プロジェクトの [提出資料] ツールに移動します。
  2. [設定の構成] icons-settings-gear.pngアイコンをクリックします。
  3. 次のいずれかのタブを選択します。

提出資料ツールの設定を構成する

  1. [提出資料設定を構成する] ページで、[提出資料設定] をクリックします。
  2. [ 提出資料設定] で、次の設定を行います:
    • 既定の提出資料管理者
      新しい提出資料の提出資料管理者として指定する人をドロップダウンリストより選択します。
    • 既定の配信
      新しい提出資料の電子メール通知配信先に含める連絡先をすべて選択します。

    • 提出資料パッケージ案件の並び順を設定する
      リストから「昇順」または「降順」を選択します。既定の設定は昇順です (例: a から z)。

    • 動的承認者期日
      Procore で承認者期日設定を調整できるようにするには、チェックボックスをオンにします。この機能をオフのままにするには、チェックボックスをオフにしておきます。この設定については、「動的承認者期日とは何ですか?」を参照してください。
    • 新しい提出資料の提出期限は
      テキスト ボックスに日数を入力します。 Procore の既定の設定は 14 日です。
      手記： 期日は、プロジェクトの「稼働日」として設定した日に従います。 「プロジェクト稼働日を設定する」を参照してください。

    • 提出資料は既定で非公開
      このチェックボックスをオンにすると、提出資料が既定で非公開になります。Procore では、提出資料を非公開にすると、提出資料ツールに対して「管理者」レベルの権限が割り当てられているユーザー、提出資料の配信先リストのメンバー、および提出資料ワークフローに割り当てられているレビューアに閲覧者が限定されます。Procore ではこのチェックボックスは既定ではオフになっています。つまり、提出資料ツールに対して「読み取り専用」以上が割り当てられたユーザーには、新しい提出資料が表示されます。
      注: 権限テンプレートで「同じ会社内のユーザーに関連付けられている非公開提出資料を表示する」アクセス権限が有効になっているユーザーは、会社内の他のユーザーが提出資料の作成者であるか、提出資料管理者、提出者、承認者、または配信先リストのメンバーに指定されている場合、「非公開」とマークされた提出資料を表示できます。

    • 承認者がワークフローのステップにレビューアを追加できるようにします。
      この設定は既定で有効になっており、承認者は提出資料に他のレビューアを追加できます。レビューアは承認者と同じですが、他のレビューアを追加できない点が異なります。

    • 承認者の回答は既定で必須
      提出資料に対する承認者の回答を既定で必須にするには、このチェックボックスをオンにします。このチェックボックスは Procore では既定でオンにされており、提出資料の承認時に選択された承認者からの回答が必須となります。

    • 提出期限を過ぎた提出資料の電子メールによるリマインダーを有効にする
      このチェックボックスをオンにすると、提出資料のアクション待ちユーザーの「承認者期日」が過ぎると、自動的に期限切れ通知がそのユーザーに電子メールで送信されます。提出資料の提出期限を 45 日過ぎると、電子メールは送信されなくなります。このチェックボックスは Procore では既定で選択されています。

    • 提出資料案件とカスタム PDF テンプレートで QRコードを有効にする
      提出資料に QRコードを生成できるようにするには、このチェックボックスをオンにします。「提出資料の QRコードを生成する」を参照してください。

    • 提出資料スケジュール計算を有効にする
      この設定は既定では無効になっています。オンにすると、新しい提出資料のページに提出資料スケジュール情報領域に含まれ、これにより、エンド ユーザーが「現場での利用開始期日」フィールドにデータ入力すると、「返却予定日」、「社内レビュー完了予定日」、および「提出期限予定日」が自動的に計算されます。

    • ユーザーが Procore にログインせずに提出資料電子メールの添付書類をダウンロードできるようにする
      このチェックボックスをオンにすると、ユーザーは Procore にログインせずに電子メールの本文から提出資料の添付書類 (提出資料の一般情報またはワークフローのステップで追加されたもの) をダウンロードできます。これらのダウンロード リンクの有効期限は、電子メールが送信された日から 14 暦日です。既定では、このチェックボックスはオフになっています。

      注:

      • 提出資料の添付書類、および提出資料の配信時および転送時に「添付書類」フィールドにアップロードされる添付書類は、このチェックボックスがオフの場合でも、添付書類をダウンロードするためにユーザーがログインする必要はありません。
      • 提出資料の転送時に「添付書類」フィールドにアップロードされた添付書類は、このチェックボックスがオフの場合でも、ユーザーが添付書類をダウンロードするためにログインする必要はありません。
      • 電子メールで [PDF を表示] をクリックしてアクセスした添付書類の場合、このチェックボックスがオンになっている場合でも、添付書類をダウンロードするにはユーザーはログインする必要があります。
    • 仕様セクションごとに提出資料に番号を付ける
      有効にすると、提出資料番号に仕様セクション番号が自動的に付加されます。 たとえば、仕様セクションが 03-3000-Concrete の場合、その仕様セクションを含む最初の提出資料には 03-3000-1 という番号が付けられます。

    • ワークフローの拒否を有効にする
      有効にすると、ワークフロー承認者からの「拒否」または「修正して再提出」の提出資料への回答によって、アクション待ちが提出資料管理者に自動的にルーティングされ、次のステップが決定されます。

      • 提出資料管理者には、「拒否」または「修正して再提出」の回答により、アクション待ちのユーザーになったことが電子メールで通知されます。アクション待ちが提出資料管理者にルーティングされると、提出資料管理者は次のことを選択できます:
        • 提出資料を閉じ、必要に応じて修正を作成します。
        • アクション待ちをワークフローの前のステップに戻します。
        • ワークフローを再開します。
          • ワークフローが再開されると、中断したところから再開されます。例:
            • 他の承認者がいないステップで「拒否」または「修正して再提出」の回答が入力された場合、ワークフローは次のステップに進みます。次のステップがない場合、ワークフローは完了します。
            • まだ回答していない必須の承認者がさらにいるステップで「拒否」または「修正して再提出」の回答が入力された場合、ワークフローは同じステップで再開され、他の必須の承認者が回答できるようになります。
      重要
      • この機能を有効にすると、現在進行中のワークフローに対する新しい回答を含む、プロジェクト内のすべての新しい提出資料ワークフローの回答に対して新しい動作が導入されます。
      • このプロジェクト設定を有効にする前に、既存のワークフローとテンプレートを評価して、変更が必要かどうかを判断することが重要です。
      • 「拒否」および「修正して再提出」の回答を確認するための提出資料マネージャーのその他の手順を含めて作成されたワークフローは、この機能を有効にすると不要になる可能性が高いため、ワークフローやワークフロー テンプレートから削除できます。
      • この機能は、「拒否」または「修正して再提出」の回答の種類に対応づけられたカスタム回答にも適用されます。
      • 提出資料管理者が「アクション待ち」を以前のワークフロー ステップに戻すことを選択した場合、このアクションは変更履歴に記録されますが、レポート ツールでは報告できません。常に「アクション待ち」を前方に移す従来の動作に戻す場合は、「ワークフローの拒否を有効にする」設定を無効にして選択内容を保存します。
      • 指定された提出資料管理者、または提出資料ツールに対する管理者レベルの権限を持つユーザーは、ワークフローを再開できます。

       

  3. [提出資料の電子メール] で、次のオプションから選択して、提出資料案件の電子メール通知設定を構成します。
    注:
  4. 各イベントの各役割に指定されたユーザーにシステムが電子メール通知を自動送信しないようにするには、目的のチェックボックスのマークを外します。
  5. 各イベントの適切な役割に指定されたユーザーに自動電子メール通知を送信する権限をシステムに与えるには、適切なチェックボックスをオンにします。
  6. [ 既定にリセット ] をクリックすると、提出資料電子メールをシステムの既定の設定に戻すことができます。
  7. 提出資料設定ページの設定の更新が完了したら、[更新] をクリックします。

スーパーユーザーのみ:

[提出資料スケジュール計算を有効にする] で、スーパーユーザーには次の追加オプションがあります。

 

  • 仕様セクションごとに提出資料に番号を付けます。
    この設定は既定で有効になっています。詳細については、「スーパーユーザー: 仕様セクションごとの提出資料数を有効にする」を参照してください。
  • 提出資料案件とカスタム PDF テンプレートで QRコードを有効にします。
    この設定は既定では無効になっています。ON の場合、 この設定は、 を使用すると、エンド ユーザーは提出資料案件やカスタム PDF テンプレートの QRコードを生成できます。この機能がツールでどのように機能するかについては、「提出資料 の QRコードを生成する」を参照してください。

 

カスタム提出資料回答を作成する

  1. Navigate to the project's Submittals tool.
  2. Click the Configure Settings icons-settings-gear.png icon. 
    This reveals the ‘Submittal Settings’ page.
  3. Click Submittal Responses. 
  4. Locate the submittal response that you want to change.
  5. Choose from the following options:
    • Change a Custom Submittal Response:
      You can change an existing response to a custom value for all eight (8) of the default submittal responses in Procore.
      1. Click the pencil icon next to a response to edit it.
      2. Type in the new name for the response. Click Edit Response to save your changes.
    • Add a New Custom Submittal Response:
      You can add up to twelve custom submittal responses for several of the default submittal responses in Procore. For three (3) of the responses (FORWARDED FOR REVIEW, PENDING, and SUBMITTED), the system limits you to only one (1) custom response.
      1. Click Add Response.
      2. Select the associated default response.
      3. Enter your custom response, and click Add Response to save.
        Note: You can modify the associated default response by clearing the selection and making a new one.
    • Delete a Custom Submittal Response:
      You can only delete the custom responses that have been added to the system. Each of the default responses can be customized, but not deleted. 
      1. Click the delete icon next to the desired response.
      2. When prompted to confirm you want to delete the response, click Delete Response.

Where Do Custom Submittal Responses Appear? 

 After customizing your responses, they will appear as selections in any space in the Submittals tool where default responses are visible, such as filters or in the response selection screen in a submittal workflow.  

ワークフロー ユーザーを置き換える

回答が「保留中」になっているすべての提出資料に対して、提出資料ワークフローのユーザーを一括で置き換えることができます。ワークフローのユーザーを置き換える場合は、次のようになります:

  • 現在のユーザーの回答が「保留中」ステータスになっているワークフローのみが、新しいユーザーによって置き換えられます。
  • 現在のユーザーがワークフローですでに回答している場合は、新しいワークフロー ユーザーによって置き換えられることはありません。
  • 新しいワークフロー ユーザーには、新しいワークフロー電子メールのみが届きます。現在のユーザーに以前に送信されたワークフロー電子メールは届きません。
 重要
このアクションでは、ワークフロー テンプレート内のユーザーは置き換えられません。ワークフロー テンプレート内のユーザーを置き換えるには、テンプレートを手動で編集する必要があります。
  1. 「現在のユーザー」フィールドから置き換えるユーザーを選択します。
  2. 「新規ユーザー」フィールドから置き換えるユーザーを選択します。
  3. [置換して保存] をクリックします。

提出資料ツールの権限を表示

注
権限テーブルを表示するには、提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限に加え、プロジェクトのディレクトリ ツールに対する「管理者」レベルの権限も必要です。

このタブから提出資料ツールに対するユーザー権限を編集することは可能ですが、Procore ではこの方法で権限を管理しないことをお勧めします。 代わりに、権限テンプレートを使用して Procore のプロジェクト ツールのユーザー権限を管理します。 「プロジェクト権限テンプレートを管理する」を参照してください。

大事な！ 詳細な権限は、提出資料ツールの [権限] タブでは表示または管理できません。

  1. プロジェクトの [提出資料] ツールに移動します。
  2. [ 設定の構成] icons-settings-gear.pngアイコンをクリックします。
  3. [権限テーブル] をクリックします。
  4. プロジェクトの提出資料ツールに対するユーザー権限を表示します。