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Procore

送付伝票を作成する

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目的

プロジェクトの送付伝票ツールを使用して 送付伝 票を作成すること。

背景

プロジェクトの送付伝票ツールを使用すると、ファックスや配送チャネルを介して他のユーザーに送信されたプロジェクト情報の記録を作成できます。送付伝票を作成し、そのコピーを受領者に電子メールで送信すると、送信者、受領者の名前、関連する日付など、すべての情報が取得され、Procore プロジェクトに保存されます。たとえば、ユーザーの電子メール システムがダウンしていて、正式な応答を送信する唯一の方法はファックスまたは電話であるとします。このような場合、伝達を追跡するために送付伝票を作成し、Procore で監査目的で履歴記録を使用できるようにします。

考慮すべきこと

  • 必要なユーザー権限:
    • 送付伝票を作成するには、プロジェクトの送付伝票ツールに対する「標準」または「管理者」レベルの権限が必要です。
    • 送付伝票の「宛先」または「CC」フィールドに追加するには、ユーザーをプロジェクト ディレクトリに追加する必要があります。「 プロジェクト ディレクトリにユーザー アカウントを追加する」を参照してください。

ステップ

送付伝票を作成する

  1. プロジェクトの 送付伝票 ツールに移動します。
  2. 「作成」をクリックします。
    create-transmittal.png
  3. 次の手順を続けます。

送付伝票に一般情報を追加する

  1. [一般情報] までスクロールします。
  2. 次のようにデータ入力を完了します。

    • Number: Procore automatically assigns numbers to new transmittals in sequential order. You may change this number as desired.

    • Subject: A descriptive subject for the transmittal.

    • To: Select people or distribution groups from the project's Directory. This action assigns the transmittal to the named individuals. If you choose to click the Create and Email button (or 'Save and Email' if you are an 'Admin' user editing an existing transmittal), the system will automatically email a notification about the transmittal to the recipients. 

    • CC: Select people or distribution groups from the project's Directory. This action carbon copies the transmittal to the named individuals. If you choose to click the Create and Email button (or 'Save and Email' if you are an 'Admin' user editing an existing transmittal), the system will automatically email a notification about the transmittal to the recipients.

    • Sent Via: Select Attached to attach an item from Procore to the transmittal or Under Separate Cover. If you select Under Separate Cover, you can also select one of these options: Email, US Mail, Hand Delivery, FedEx, UPS, DHL, Express Mail, Fax, and Other. 

    • Private: Mark this checkbox to hide the transmittal from everyone except 'Admin' level users, designated users in the 'To' and 'Cc' fields, and members of the default distribution group (see Configure Advanced Settings: Transmittals).

    • Submitted For: Mark the checkboxes that correspond to the reason the transmittal is being submitted. You have these choices: Approval, Your Use, As Requested, Review and Comment, or Further Processing.

    • Action as Noted: Mark the checkboxes that correspond to the desired action. You have these choices: Out for Signature, Approved as Submitted, Approved as Noted, Submit, Resubmitted, Returned, Returned for Corrections, Resubmit, Due By, Received, Received as Noted, and Sent Date. (Note: It is recommended that you work with your project's management to define the proper use for each of these default actions in your environment). 

  3. 「送付伝票に項目を追加する」に進みます。

送付伝票に項目を追加する

  1. [新しい送付伝票] ページで、[項目 ] 領域まで下にスクロールします。
  2. [ 形式 ] ドロップダウンリストから項目を選択します。
    筆記：
    • 送付伝票には複数の項目を追加できます。
    • 送付伝票に項目を追加する場合、文書、プラン、印刷物、サンプル、および施工図の形式の複数のファイルを一度に添付できます。「 送付伝票に複数のファイルを一度に添付するにはどうすればよいですか?」を参照してください。

      items-format-list.png

      環境で有効になっている Procore ツールに応じて、次のオプションがある場合があります。

      • Attic Stock: Select this option to create a transmittal for any attic stock Then enter a description, select a date from the calendar, and enter the number of copies. 

      • CDs: Select this option to create a transmittal for a compact disc. Then enter a description, select a date from the calendar, and enter the number of copies. 

      • Commitment Contract: Select this option to create a transmittal for subcontract (see Create a Subcontract). Next, select a subcontract from the Description list, the date of the subcontract is captured automatically, and then enter a number of copies. 

      • Communication: Select this option to create a transmittal for an email message in the project's Emails tool. 

      • Document: When you select this option, the system prompts you to select a document from the project's Documents tool. 

      • Other: To create a different type of submittal, select this option. Then enter a description, select a date from the calendar, and enter a number of copies. 

      • Plans:  Select this option to create a transmittal for any construction plans. Then enter a description, attach any files to the item, select a date from the calendar, and enter a number of copies. 

      • Potential Change Order:  When you select this option, the system prompts you to select a potential change order from the project's Prime Contracts tool. 

      • Prime Contract: When you select this option, the system prompts you to select a contract line item from the project's Prime Contracts tool. 

      • Prints: Select this option to create a transmittal for prints. Next, enter a description of the print(s), attach a file of the print, select a date from the calendar, and enter a number of copies. 

      • Punch List Item: When you select this option, the system prompts you to select a punch list item from the project's Punch List tool.

      • Purchase Order Contract: Select this option to create a transmittal for a purchase order (see Create a Purchase Order). Then select a purchase order from the Description list, the system sets the date automatically, and enter a number of copies. 

      • RFI: When you select this option, the system prompts you to select an RFI from the project's RFIs tool. 

      • Samples: Select this option to create a transmittal for a sample. Then type a description of the sample, attach a file to the item, select a date from the calendar, and enter a number of copies. 

      • Shop Drawings: Select this option to create a transmittal for shop drawing. Then type a description of the shop drawing, attach a file to the item, select a date from the calendar, and enter a number of copies. 

      • Submittal Log: Select this option to create a transmittal for a submittal. Then select a submittal from the Description list and specify the number of copies. 

      • Submittal Package: When you select this option, the system prompts you to select a submittal package from the project's Submittals tool. 

  3. [ 追加] をクリックします。
    注: 送付伝票に複数のファイルを添付した場合、各ファイルは個別の項目として追加されます。
  4. 上記の手順を繰り返して、項目を追加します。
    以下の図は、完成した [案件] 領域の例を示しています。
    注: システムでは、既存の項目を編集することはできません。項目を修正する必要がある場合は、赤い「x」をクリックして削除します。次に、項目を再度追加します。

    transmittal-items.png
     
  5. 「送付伝票にコメントを追加する」に進みます。

送付伝票にコメントを追加する

  1. [新しい送付伝票] ページで、[ コメント] 領域までスクロールします。
  2. 送付伝票に関する追加情報を [コメント] ボックスに入力します。
  3. 「作成」 または「送付伝票を作成して送信する」に進みます。

送付伝票を作成または作成して送信する

  1. [新しい送付伝票] ページの一番下までスクロールします。
  2. 次のオプションから選択します:
    • 「宛先」と「Cc」のフィールドにリストされている人に電子メールを送信せずに送付伝票を作成するには、[ 作成] をクリックします。
      又は
    • 送付伝票を作成し、「宛先」と「CC」のフィールドにリストされている人に電子メール通知を送信するには、[ 作成して電子メール] をクリックします。
      注: 送付伝票が作成されると、システムは [関連項目]、[電子メール]、および [変更履歴] タブを表示します。[電子メール] タブでは、ユーザーは送付伝票を他のプロジェクトチーム メンバーに転送できます。「 送付伝票を電子メールで転送する」を参照してください。

 

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