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Procore

発注書を作成する (従来)

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 レガシー コンテンツ

このチュートリアルでは、発注書を作成するための Procore の従来のエクスペリエンスについて詳しく説明します。 このページの情報は、再設計された委託契約・発注ベータ版エクスペリエンスが一般公開されると、更新されたコンテンツに置き換えられます。 このリリースとそのタイムラインについては、「プロジェクト会計: 委託契約・発注の最新化されたエクスペリエンス」を参照してください。

大事な！委託契約・発注管理のベータ版エクスペリエンスを使用している場合は、以下の情報の代わりに「 発注書を作成する」チュートリアルを参照してください。

目的

プロジェクトの委託契約・発注管理ツールで 発注書 を作成すること。

背景

In Procore, a Purchase Order (PO) is a documented financial commitment that details the types, quantities, and agreed-upon prices for products or services. As part of the procurement process, purchase orders are created by a 'buyer' (for example, a general contractor) and issued to a 'seller' (for example, a subcontractor) to cover the cost of a contract. Once accepted by the 'seller,' a purchase order represents an agreement between the two parties

考慮すべきこと

  • 必要なユーザー権限:
    • 発注書を作成し、価値表でデータを表示/入力するには:
      • プロジェクトの委託契約・発注管理ツールに対する「管理者」レベルの権限。
        又は
      • プロジェクトの委託契約・発注管理ツールの「標準」レベルの権限と「ユーザーに予定価格表項目の表示を許可する」設定を有効にし、「個人を選択」ドロップダウンリストで自分の名前を選択する必要があります
    • 発注書のみを作成するには、プロジェクトの委託契約・発注管理ツールの「読み取り専用」または「標準」レベルの権限を持ち、権限テンプレートで「発注請書を作成」のアクセス権限が有効になっていること。
  • 追加情報:

  • For companies using the icon-erp-synced2.png ERP Integrations tool: Prerequisites, requirements, limitations, and considerations might apply depending on the ERP system your Procore account is integrated with. Visit Things to Know about your ERP Integration for details.

ステップ

ステップ1: 発注書を作成する

  1. プロジェクトの委託 契約・発注 管理ツールに移動します。
  2. 発注書の作成を開始するオプションを選択します。
    • これがプロジェクトの最初の委託契約・発注である場合は、[+ 作成 ] をクリックし、ページ中央のドロップダウン メニューから [発注書 ] を選択します。
    • 最初の委託契約・発注をすでに作成している場合は、[ + 作成 ] をクリックし、ページの右上隅にあるドロップダウン メニューから [発注書 ] を選択します。
       注
      • [ 作成 ] ボタンは、[契約] タブと [ゴミ箱] タブを表示しているときに使用できます。 新しい発注書は常に [契約] タブに追加されます。
      • [ エクスポート ] ボタンは [契約] タブでのみ使用できます。 詳細については、「委託契約・発注リストをエクスポートする」を参照してください。
  3. [一般情報] の [新しい発注書] ページで、以下を行います。
    • DocuSign で署名する
      プロジェクトで Procore + DocuSign® 統合を使用している場合 (「 Procore プロジェクトで DocuSign® 統合を有効または無効にする」を参照)、このボックスには既定でチェックマークが表示されます。 DocuSign® で発注書に署名したくない場合は、チェックマークを外します。
       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
    • 数#
      発注書の一意識別子を入力または確認します。 プロジェクトの最初の発注書を作成している場合、Procore は発注書に順番に自動的に番号を付けます。 たとえば、PO-01-001、PO-01-002 などです。
      注
    • タイトル
      発注書にわかりやすい名前を入力します。
      注
    • 請求先
      請求先の勤務先連絡先情報を入力します。この情報は、この発注書に対して作成されるすべての請求書の「請求先」住所として表示されます。これには通常、会社名、会社住所、その他の重要な連絡先情報が含まれます。
    • 配送先
      出荷先の勤務先連絡先情報を入力します。 この情報は、この発注書に対して作成されるすべての請求書の「発送先」住所として表示されます。これは、現場の住所や、資材を配送する別のオフサイトのステージング場所など、請求先住所とは異なる場合があることに注意してください。
      契約事業者
      購入した資材を提供する建材業者または会社を選択します (例: American Construction Co.)。 この建材業者または会社は、Procore のプロジェクト ディレクトリに存在する必要があります。「プロジェクト ディレクトリに会社を追加する」を参照してください。
    • 請求書送付先
      請求書送付先として指定する「契約事業者」の従業員を1名以上選択します。発注書を保存すると、ここで追加されたユーザーは「非公開」リストに追加されます。請求書送付先を選択する前に、「契約事業者」を選択する必要があります。
       Note
      It is important to always add at least one  'Invoice Contact' on a purchase order or subcontract. This ensures that important email invitations and automatic email notifications are sent to the appropriate contact. To learn more about the importance of including invoice contacts on your commitments, see What is an invoice contact? 
    • ステータス。 発注書にステータスを割り当てます。 利用可能なステータスと、どの委託契約・発注ステータスがプロジェクトの予算内の契約金額を反映しているかについては、「 Procore の既定の委託契約・発注ステータスは何ですか?」を参照してください。 
    • 実行
      このチェックボックスにマークを付けて、発注書が実行されたかどうかを示します。
      注
      • 多くの Procore ユーザーは、発注書を「承認済み」または「完了」ステータスにするときに、「実行済み」ボックスにチェックマークを付けることを選択します。
      • プロジェクトチームが「実行済み」ボックスにチェックマークを付ける時刻は、常にプロジェクト固有のビジネスプロセスに合わせている必要があります
    • プライベート
      チェックボックスをオンにして、「人を選択」リストからプロジェクトユーザーまたは協力者を選択します。 非公開オプションの詳細については、「 委託契約・発注の非公開設定を変更する」を参照してください。
      • これを管理者と次のユーザーのみに表示します
        このチェックボックスをオンにすると、発注書の表示を、プロジェクトの委託契約・発注管理ツールで「管理者」を持つユーザーと、「個人を選択」ドロップダウンリストで指定されたユーザーに制限します。
      • これらのユーザーに予定価格表項目の表示を許可する
        このボックスのこのチェックボックスをオンにすると、発注書の価値表 (SOV) 項目の表示が、プロジェクトの委託契約・発注管理ツールで「管理者」を持つユーザーと、[個人を選択する] ドロップダウンリストで指定されたユーザーに制限されます。
    • 割り当て先
      発注書の履行を担当する人を建材業者/会社から選択します。
    • 既定の保留金
      最初の下請業者請求書で源泉徴収する 保留金の割合を指定します。 たとえば、このフィールドに 5% または 10% を入力するのが一般的です。
      注
      下請契約に設定された「既定の保留金」の金額は、最初の下請業者請求書の金額にのみ影響します。 最初の下請業者請求書の作成後にこの値を編集しても、後続の請求書の保留金金額には影響しません。 後続の請求書で保留金金額を設定または解除するには、「 発注書または下請契約で保留金を有効にする」の手順を完了します。 次に、次のいずれかの Procore ツールを使用して、請求書の保留金を設定または解除します。 下請業者請求書の源泉徴収額を自動的に調整する 保持ルールを設定する場合は、「委託契約・発注の請求書でスライディング スケール保持ルールを有効にする」を参照してください。
    • 形容
      必要に応じて、追加情報を入力します。
    • 添付 ファイル
      価格見積書、領収書、署名済みの発注書などの関連資料を添付します。 プロジェクトにアップロードされたファイルを添付したり、ローカル コンピューターからファイルをドラッグ・アンド・ドロップしたりできます。
  4. [ 契約日] で、以下を行います。
    • 納期。 購入した商品が「発送先」フィールドで指定された場所に配送される日付を指定します。
  5. [ 追加情報] で、以下を行います。
    • 支払条件。 該当する場合は、関連する支払条件を指定します。
    • 経由で発送します。 資材の出荷/輸送方法 (貨物、FedEx など) を入力します。
  6. 次のオプションから選択します。
    • 「作成 」ボタンをクリックします。 このアクションにより、新しい発注書が作成されます。
      又は
    • 省略可能。 [作成] & [SOV の入力] をクリックします。このアクションにより、新しい発注書が作成され、予定価格表へのデータの入力を開始できるようになります。

ステップ2: 価値表 (SOV) を入力する

発注書に価値表 (SOV) を入力するには、次の 2 つの方法があります。

CSV ファイルから予定価格表の項目をインポートする

複数の項目を予定価格表にインポートする場合、委託契約・発注管理ツールは、ダウンロードして入力し、Procore にアップロードできる CSV テンプレートをユーザーに提供します。 手順については、「CSV ファイルから委託契約・発注の費用明細の項目をインポートする」を参照してください。

予定価格表に項目を追加する

注
  • 会社が Procore + Procore による統合を使用しており、Procore による統合システムが計算方法を使用するように構成されている場合、Procore による統合では測定単位として一括 (LS) を使用できません。
  • 「小計を上書きする」を使用している場合は、小計金額のみを入力する必要があります。Procore による統合により、Procore による統合に「LS」項目が作成されます。
  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Under the Contracts tab, locate the commitment to update. Then click Edit.
  3. Click Schedule of Values.
  4. Click Add Line.
     Note
     If the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting is turned ON in the Commitments tool, users with the required user permission to Edit a Commitment can modify the Schedule of Values while a commitment is in any status. To learn more, see What is the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting?
  5. Follow the appropriate steps depending on whether your accounting method is Amount Based or Unit/Quantity Based:
     Note
    To edit your accounting method before adding SOV line items, see Edit the Advanced Settings Tab on a Commitment. To learn more, see How do I set the accounting method for a contract or funding?
    1. For contracts using the Amount Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Amount
        Enter the amount of the cost.
      6. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date.  
      7. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      8. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
    2. For contracts using the Unit/Quantity Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Qty
        Enter the number of units.
      6. UOM
        Enter the Unit of Measure (UOM).
         Notes
      7. Unit Cost
        Enter the Unit Cost in the box provided.
      8. Amount
        The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
      9. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date. 
      10. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      11. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
  6. Choose one of these options:
    • Save. Click this button to save the changes to the SOV. 
    • Save & Email. Click this button to save the change to the SOV and email the updates to the invoice contact.

関連項目

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.