発注書を作成する
目的
プロジェクトの委託契約・発注管理ツールで 発注書 を作成すること。
背景
考慮すべきこと
- 必要なユーザー権限:
- 発注書を作成し、[価値表 (SOV)] タブでデータを表示/入力するには:
- プロジェクトの委託契約・発注管理ツールに対する「管理者」レベルの権限。
又は - プロジェクトの委託契約・発注管理ツールの「標準」レベルの権限と「ユーザーに価値表項目の表示を許可する」設定を有効にし、「個人を選択」ドロップダウンリストで自分の名前を選択する必要があります。
- プロジェクトの委託契約・発注管理ツールに対する「管理者」レベルの権限。
- 発注書を作成し、[価値表 (SOV)] タブでデータを表示/入力するには:
前提条件
ステップ
- プロジェクトの委託契約・発注管理ツールに移動します。
- [ 契約 ] タブで、[ 作成 ] ボタンをクリックし、ドロップダウンリストから [ 発注書] を選択します。
注
- [ 作成 ] ボタンは、[契約] タブと [ゴミ箱] タブを表示しているときに使用できます。 新しい発注書は常に [契約] タブに追加されます。
- [ エクスポート ] ボタンは [契約] タブでのみ使用できます。 詳細については、「委託契約・発注リストをエクスポートする」を参照してください。
- 次の手順に進みます。
基本情報を追加する
基本情報を次のように更新します。
注
- 基本情報を追加する場合、必須フィールドはありません。
- データ入力を完了せずに [作成] ボタンをクリックすると、Procore は契約を保存し、あなたを作成者としてリストアップし、自動的に 草案 ステータスにします。
- 契約番号
契約に番号を付けるには、次のオプションから選択します。- 連番システムを使用して契約に番号を付ける場合、このボックスに英数字を任意に組み合わせて入力できます。 それ以降の契約では、Procore は自動的に昇順で連番を適用します。
例
以下の例は、Procore の昇順の連番付けがどのように機能するかを示しています。
- 前の限月が 1 の場合、次の限月は 2、3 などになります。
- 前の契約が PC-0001 であった場合、次の契約は PC-0002、PC-0003 となります。
- 前の契約が DCA00010-12-G-0001 の場合、次の契約は DCA00010-12-G-0002、DCA00010-12-G-0003 などになります。
- 連番を使用して契約に番号を付けない場合は、発注書ごとに一意の番号を手動で入力できます。 これを行うには、[ 番号 ] ボックスに既存のデータを上書きします。 重複する契約番号は許可されません。
注
- ERP との統合ツールを使用している会社の場合、統合 ERP システムによって最大文字数制限が課される場合があります。 「 委託契約・発注の「番号 (#)」の最大文字長は何文字ですか?」を参照してください。 大事な! 委託契約・発注を Ryvit による統合 にエクスポートする場合、一意の番号が必要です。
- プロジェクトの委託契約・発注の番号付けスキームをカスタマイズできます。 詳細については、「Procore で財務オブジェクトの番号付けシステムをカスタマイズできますか?」を参照してください。
- 連番システムを使用して契約に番号を付ける場合、このボックスに英数字を任意に組み合わせて入力できます。 それ以降の契約では、Procore は自動的に昇順で連番を適用します。
- 契約事業者
発注書の履行を担当する会社を選択します (例: American Construction Co.)。
メモ:- このリストに選択肢として表示するには、会社をプロジェクト ディレクトリに追加します。 詳細については、「プロジェクト ディレクトリに会社を追加する」または「プロジェクトレベルのディレクトリ ツールにユーザーと建材業者をインポートする (Procore Imports)」を参照してください。
- タイトル
契約の説明的な名前を入力します。注
- 会社が ERP との統合ツールを有効にしている場合、一部の 統合 ERP システム では、Procore からエクスポートされたデータをシステムにインポートするときに「タイトル」フィールドに文字制限が課されることに注意してください。
- 文字数制限の詳細については、「委託契約・発注の「タイトル」の最大文字数は何文字ですか?」を参照してください。
- オプション: DocuSign® で署名する
このトグルを右に動かすと、Procore + DocuSign® の統合で署名が収集されます。 Procore で統合をアクティブ化する方法については、「Procore プロジェクトで DocuSign® との統合を有効または無効にする」を参照してください。
一般情報を更新する
より一般的な情報で契約を更新します。
- 地位
Procore は、契約に「既定」ステータスを自動的に割り当てます。 別のステータスを選択するには、ドロップダウンリストからステータスラベルの1つを選択します。オプションは次のとおりです注
変更指示と請求書を作成するには、契約のステータスを [承認済み] または [完了] に設定する必要があります。 - 実行
契約が完全に履行されている場合は、このチェックボックスをオンにします。 完全に締結された契約とは、各当事者の権限のある代表者によって署名された法的に有効な契約です。注
- 多くの Procore ユーザーは、発注書を「承認済み」または「完了」ステータスにするときに、「実行済み」ボックスにチェックマークを付けることを選択します。
- プロジェクトチームが「実行済み」ボックスにチェックマークを付ける時刻は、常にプロジェクト固有のビジネスプロセスに合わせている必要があります
- 既定の保留金
契約の価値 表 の項目に 保留金 として源泉徴収される割合を表す数値を入力します。たとえば、項目の値の 10% を源泉徴収する場合は、「10%」と入力します。注
- 発注書に設定された「既定の保留金」の金額は、最初の請求書の金額にのみ影響します。 最初の下請業者請求書の作成後にこの値を編集しても、後続の請求書の保留金金額には影響しません。
- 後続の請求書で保留金金額を設定または解除するには、「 発注書または下請契約で保留金を有効にする」の手順を完了します。 次に、次のいずれかの Procore ツールを使用して、請求書の保留金を設定または解除します。
- コミットメント。下請業者の請求書に保留金を設定または解除します。
- 請求書管理。下請業者の請求書に保留金を設定または解除します。 下請業者請求書の源泉徴収額を自動的に調整する 保持ルールを設定する場合は、「委託契約・発注の請求書でスライディング スケール保持ルールを有効にする」を参照してください。
- 請求先
注文の支払いを行う当事者の勤務先連絡先情報を入力します。 Procore はこの情報を使用して、この注文に対して作成された請求書の「請求先」住所を自動入力します。 - 割り当て先
発注書に割り当てられた個人の名前を入力します。 - 支払条件
支払条件を入力します。たとえば、 ネット 30、 ネット 45 などです。 - 配送先
出荷先の勤務先連絡先情報を入力します。 Procore はこの情報を使用して、この注文に対して作成された請求書の「発送先」住所を自動入力します。この住所は「請求先」の住所とは異なる場合がありますのでご注意ください。 たとえば、注文を現場に直接配送するか、オフサイトのステージング場所に配送するかを選択できます。 - 配送経由
注文の配送方法を入力します。 たとえば、航空、国際、海上、トラック輸送、列車などです。注
「配送方法」フィールドは自由フォームのテキストフィールドであるため、注文の適切な配送方法、配送業者、追跡番号を入力できます。 - 形容
元請契約のより詳細な説明を入力します。 書式設定ツールバーのオプションをテキストに適用できます。
契約のプライバシーを更新する
プライバシー設定を使用すると、プロジェクト管理者と選択した管理者以外のユーザーのアクセスのみが許可されます。 契約のアクセス権限を変更するには、次の手順を実行します。
- [非公開] チェックボックスをオンまたはオフにします。 Procore では、この設定が既定でオンになっています。
- [請求書送付先] ドロップダウンリストから「契約事業者」の従業員を選択します。
契約日付の更新
重要な日付で契約を更新するには、次の手順を実行します。
注
- 会社の Procore 管理者は、構成可能なフィールドのセット機能を使用して、[契約日] セクションに表示される日付を管理します。
- 詳細については、「委託契約・発注管理ツールのどのフィールドを必須、オプション、または非表示として構成できますか?」を参照してください。
- 署名済み発注書の受領
実行された発注書を受領した日付を選択します。 - 契約
注文の契約日を選択します。 - 配達
注文の配送予定日または実際の配送日を選択します。 - 発行日
会社によって注文が発行された日付を選択します。
価値表の更新
発注書の予定価格表を更新するには、2つの方法があります。
価値表に項目を追加する
既定では、「承認済み」ステータスでない限り、いつでも発注書の予定価格表に項目を入力できます。
注
プロジェクトチームがこのツールで [価値表を常に編集可能にする] 構成設定をオンにしている場合、 発注書を編集するために必要なユーザー権限を持つユーザーは、発注書がどのようなステータスであっても、価値表に項目を追加できます。 この設定の具体的な情報については、「[価値表を常に編集可能にする] 設定とは何ですか?」を参照してください。項目を価値表に手動で追加するには:
- 次のオプションから選択します。
- 予定価格表が空白の場合は、[まだ項目がありません] の下にある [行を追加] をクリックします。
又は - 既存の項目がある場合は、[行を追加] をクリックします。
Procore は、数字「1」から始まる新しい項目を作成します。 後続の行は番号順に作成されます。
- 予定価格表が空白の場合は、[まだ項目がありません] の下にある [行を追加] をクリックします。
- 新しい項目の 予算コード を指定します。 次のオプションがあります。
- 既存の予算コードを項目に割り当てるには、[ 検索 ] ボックスにコードを入力し、リストから一致するコードを選択します。
又は - 項目の新しい予算コードを作成するには、[ 予算コードを作成 ] ボタンをクリックします。 次に、プロジェクトの予算コード パターン要件を満たすために、ドロップダウン リストから適切なセグメント項目を選択します。 次に、「 作成」をクリックします。
- 既存の予算コードを項目に割り当てるには、[ 検索 ] ボックスにコードを入力し、リストから一致するコードを選択します。
- 使用している会計処理法に応じて、項目を追加するための適切なステップを選択します。
- 金額ベースの契約の場合:
金額ベースの予定価格表では、次のデータ入力が必要です。- #
Procore は、項目番号を順番に自動的に入力します。 - 変更イベントの項目
変更イベントを有効にしている場合、委託契約・発注を変更イベントにリンクする必要がある場合は、変更イベント項目を選択できます。 - 予算コード
リストから予算コードを選択するか、[予算コードを作成] をクリックして新しい予算コードを作成します。「Procore の作業分解構成図の予算コードとは何ですか?」を参照してください。 - 形容
項目の説明を入力します。 たとえば、次のように入力します: 月額サービス料金 - 量
費用の金額を入力します。 - 現在までの請求
システムは、現在の日付までの委託契約・発注に対して請求された金額を自動的に計算します。 - 残りの金額
現在の日付に請求されていない金額を入力します。 - 税コード
この項目に使用する税コードを入力します。 このフィールドは、税コード機能を有効にしている場合にのみ表示されます。 「プロジェクトで税コードを使用するにはどうすればよいですか?」を参照してください。
- #
- 単位/数量ベースの契約の場合:
単位 / 数量ベースの予定価格表では、次のデータ入力が必要です。- #
Procore は、項目番号を順番に自動的に入力します。 - 変更イベントの項目
変更イベントを有効にしている場合、委託契約・発注を変更イベントにリンクする必要がある場合は、変更イベント項目を選択できます。 - 予算コード
リストから予算コードを選択するか、[予算コードを作成] をクリックして新しい予算コードを作成します。「Procore の作業分解構成図の予算コードとは何ですか?」を参照してください。 - 形容
項目の説明を入力します。 たとえば、次のように入力します: 月額サービス料金 - 数量
ユニット数を入力します。 - 測定単位
測定単位 (UOM) を入力します。注
- リスト内の既定のオプションを表示するには、「Procore のマスター リストにはどの測定単位が含まれていますか?」を参照してください。
- リストで使用可能なオプションを更新するには、「測定単位を測定単位マスター リストに更新する」を参照してください。
- 単価
表示されたボックスに単価を入力します。 - 量
小計は、数量、単位、および単価の入力データに基づいて自動的に計算されます。 - 現在までの請求
システムは、現在の日付までの委託契約・発注に対して請求された金額を自動的に計算します。 - 残りの金額
現在の日付に請求されていない金額を入力します。 - 税コード
この項目に使用する税コードを入力します。 このフィールドは、税コード機能を有効にしている場合にのみ表示されます。 「プロジェクトで税コードを使用するにはどうすればよいですか?」を参照してください。
- #
- 金額ベースの契約の場合:
- 随意: 上記の手順を繰り返して、必要な数の広告申込情報を追加します。
- 「 保存」をクリックします。
Procore は、契約の予定価格表に項目を保存します。
CSV ファイルから価値表への項目のインポート
- 「価値表」カードで、[ CSV から予定価格表をインポート ] ボタンをクリックします。
- [ CSV テンプレートをダウンロード] ボタンをクリックし、次のオプションのいずれかを選択します。
- 空白のテンプレート。 空のテンプレートをダウンロードするには、このオプションをクリックします。
又は - 既存の項目を含むテンプレート。プロジェクトの予算からの既存の項目データを含むテンプレートをダウンロードするには、このオプションをクリックします。
注
- Procore は、CSV テンプレート ファイルをウェブ ブラウザのファイルダウンロード場所にダウンロードします。
- ファイルの名前は TBD です。
- 空白のテンプレート。 空のテンプレートをダウンロードするには、このオプションをクリックします。
- コンピューターにダウンロードしたテンプレートを開きます。
- テンプレートに直接アップロードするデータを入力します。
重要
テンプレート ファイルの列見出しを変更または再配置しないでください。 - 項目のデータを入力したら、ファイルの更新を「カンマ区切り値」ファイル形式で保存してください。
- Procore に戻ります。 次に、[CSV ファイル] セクションで、次のオプションのいずれかを選択します。
- 「 ファイルのアップロード」をクリックします。
又は - ドラッグ・アンド・ドロップ操作を使用して、更新したテンプレートを「CSVファイル」セクションに移動します。
- 「 ファイルのアップロード」をクリックします。
- 次のオプションのいずれかを選択します。
- 項目を追加します。 テンプレート内のデータを使用して新しい項目を作成する場合は、このオプションを選択します。
又は - 既存の項目を置き換えます。 元請契約から既存の項目を消去し、テンプレート内のデータに置き換える場合は、このオプションを選択します。
注
プロジェクトの委託契約・発注管理ツールで [常に編集可能な価値表を有効にする] 構成設定がオンになっている場合、[既存の項目を置き換える] オプションはグレー表示され、請求書が作成されて項目が請求されると使用できなくなります。 詳細については、「[価値表を常に編集可能にする] 設定とは何ですか?」を参照してください。
- 項目を追加します。 テンプレート内のデータを使用して新しい項目を作成する場合は、このオプションを選択します。
- [ インポート] をクリックします。
ファイルを添付
契約に添付書類を追加するには:
- 「添付書類」カードで、[ 編集] をクリックします。
- [ ファイルを添付] をクリックします。
- [ファイルを添付] ダイアログ ボックスで、アップロードするファイルが保存されている場所を強調表示します。 オプションは次のとおりです。
- マイ コンピュータ。 [ファイルをアップロード] をクリックして、コンピュータのファインダーを開きます。 アップロードするファイルを選択し、[ 開く] をクリックします。
- [写真] をタップします。 プロジェクトで写真ツールがアクティブな場合は、[アルバムを選択] リストから場所を選択し、アップロードするファイルを検索します。
- 図面。 プロジェクトで図面ツールがアクティブな場合は、[領域の選択] リストから領域を選択し、アップロードするファイルを検索します。
- フォーム。 プロジェクトでフォーム ツールがアクティブな場合は、[テンプレートを選択] リストからテンプレートを選択し、アップロードするファイルを検索します。
- ドキュメント。 プロジェクトで文書ツールがアクティブな場合は、アップロードするファイルを保存するフォルダに移動し、それらを強調表示します。
- 「 添付」をクリックします。
進行状況インジケーターにアップロードのステータスが表示されます。 - [ファイルを添付] ダイアログ ボックスの [閉じる ] (X) アイコンをクリックします。
契約を保存する
契約を保存するには、次のボタンのいずれかをクリックします。
- 創造する。このボタンをクリックすると、新しい契約が保存され、表示モードで [全般] タブに戻ります。
又は - DocuSignで完了します®。 このボタンをクリックすると、Procore + DocuSign® との統合が起動し、エンベロープの署名準備が整います。 詳細については、「DocuSign®」を参照してください。
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