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Procore

発注書を作成する

目的

プロジェクトの委託契約・発注管理ツールで 発注書 を作成すること。

背景

考慮すべきこと

  • 必要なユーザー権限:
    • 発注書を作成し、[価値表 (SOV)] タブでデータを表示/入力するには:
      • プロジェクトの委託契約・発注管理ツールに対する「管理者」レベルの権限。
        又は
      • プロジェクトの委託契約・発注管理ツールの「標準」レベルの権限と「ユーザーに価値表項目の表示を許可する」設定を有効にし、「個人を選択」ドロップダウンリストで自分の名前を選択する必要があります。
  • icon-erp-synced2.pngERP との統合ツールを使用している会社の場合: Procore アカウントが統合されている ERP システムに応じて、前提条件、要件、制限、および考慮事項が適用される場合があります。詳細については、「ERP との統合について知っておくべきこと」を参照してください。

ステップ

  1. プロジェクトの委託契約・発注管理ツールに移動します。
  2. [ 契約 ] タブで、[ 作成 ] ボタンをクリックし、ドロップダウンリストから [ 発注書] を選択します。
     
    • [ 作成 ] ボタンは、[契約] タブと [ゴミ箱] タブを表示しているときに使用できます。 新しい発注書は常に [契約] タブに追加されます。
    • [ エクスポート ] ボタンは [契約] タブでのみ使用できます。 詳細については、「委託契約・発注リストをエクスポートする」を参照してください。
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  3. 次の手順に進みます。

基本情報を追加する

基本情報を次のように更新します。

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  • 基本情報を追加する場合、必須フィールドはありません。
  • データ入力を完了せずに [作成] ボタンをクリックすると、Procore は契約を保存し、あなたを作成者としてリストアップし、自動的に 草案 ステータスにします。

一般情報を更新する

より一般的な情報で契約を更新します。

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  • 地位
    Procore は、契約に「既定」ステータスを自動的に割り当てます。 別のステータスを選択するには、ドロップダウンリストからステータスラベルの1つを選択します。オプションは次のとおりです
     
    変更指示と請求書を作成するには、契約のステータスを [承認済み] または [完了] に設定する必要があります。
  • 実行
    契約が完全に履行されている場合は、このチェックボックスをオンにします。 完全に締結された契約とは、各当事者の権限のある代表者によって署名された法的に有効な契約です。
    • 多くの Procore ユーザーは、発注書を「承認済み」または「完了」ステータスにするときに、「実行済み」ボックスにチェックマークを付けることを選択します。
    • プロジェクトチームが「実行済み」ボックスにチェックマークを付ける時刻は、常にプロジェクト固有のビジネスプロセスに合わせている必要があります
  • 既定の保留金
    契約の価値 表 の項目に 保留金 として源泉徴収される割合を表す数値を入力します。たとえば、項目の値の 10% を源泉徴収する場合は、「10%」と入力します。
  • 請求先
    注文の支払いを行う当事者の勤務先連絡先情報を入力します。 Procore はこの情報を使用して、この注文に対して作成された請求書の「請求先」住所を自動入力します。
  • 割り当て先
    発注書に割り当てられた個人の名前を入力します。
  • 支払条件
    支払条件を入力します。たとえば、 ネット 30ネット 45 などです。
  • 配送先
    出荷先の勤務先連絡先情報を入力します。 Procore はこの情報を使用して、この注文に対して作成された請求書の「発送先」住所を自動入力します。この住所は「請求先」の住所とは異なる場合がありますのでご注意ください。 たとえば、注文を現場に直接配送するか、オフサイトのステージング場所に配送するかを選択できます。
  • 配送経由
    注文の配送方法を入力します。 たとえば、航空、国際、海上トラック輸送列車などです。
     
    「配送方法」フィールドは自由フォームのテキストフィールドであるため、注文の適切な配送方法、配送業者、追跡番号を入力できます。
  • 形容
    元請契約のより詳細な説明を入力します。 書式設定ツールバーのオプションをテキストに適用できます。

契約のプライバシーを更新する

プライバシー設定を使用すると、プロジェクト管理者と選択した管理者以外のユーザーのアクセスのみが許可されます。 契約のアクセス権限を変更するには、次の手順を実行します。

  1. [非公開] チェックボックスをオンまたはオフにします。 Procore では、この設定が既定でオンになっています。
  2. [請求書送付先] ドロップダウンリストから「契約事業者」の従業員を選択します。

契約日付の更新

重要な日付で契約を更新するには、次の手順を実行します。

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  • 署名済み発注書の受領
    実行された発注書を受領した日付を選択します。
  • 契約
    注文の契約日を選択します。
  • 配達
    注文の配送予定日または実際の配送日を選択します。
  • 発行日
    会社によって注文が発行された日付を選択します。

会計処理法を設定する

価値表を更新するときの最初のステップは、契約の会計処理法を定義することです。 選択した方法は、その契約のすべての変更指示や請求書にも適用されます。会計処理法は、項目を予定価格表に追加する前にのみ変更できます。 Procore では、項目の追加後に契約の会計処理法を変更することはできません。

 ヒント
  • 金額ベースの契約と単位/数量ベースの契約の違いは何ですか? 詳細については、「契約または資金調達の会計処理法を設定するにはどうすればよいですか?」を参照してください。
  • 契約の会計処理法は契約の変更イベントに自動的に適用されますか? いいえ。 チームに変更イベントの単位/数量の金額を入力させる場合は、変更イベント ツールの [設定の構成] ページで [単位、収益数量、収益単位コスト、ROM 単位数量、および ROM 単位コスト列を表示する] チェック ボックスをオンにする必要があります。「設定を構成する: 変更イベント」を参照してください。
  • 契約の会計処理法は、契約の変更指示と請求書に自動的に適用されますか? はい。 金額ベースの契約を選択した場合、Procore は金額ベースの変更指示と請求書を生成します。 同様に、単位/数量ベースの契約では、単位/数量ベースの変更指示と請求書が生成されます。
  • 契約の PDF エクスポート ファイルには契約の会計処理法が反映されていますか? はい。 金額ベースの契約を選択した場合、PDF エクスポート ファイルは金額ベースになります。 同様に、単位/数量ベースでは、単位/数量ベースの PDF エクスポート ファイルが生成されます。 金額ベースの契約を結んでおり、PDF エクスポート ファイルに単位/数量情報を含める場合、会社の Procore 管理者はカスタム ソリューションにサービスを依頼する必要があります。
  • 会計処理法を「単位/数量」に変更するには、「 単位/数量に変更 」ボタンをクリックします。
  • 会計処理法を金額ベースに戻すには、[ 金額ベースに変更 ] ボタンをクリックします。

価値表の更新

発注書の予定価格表を更新するには、2つの方法があります。

価値表に項目を追加する

既定では、「承認済み」ステータスでない限り、いつでも発注書の予定価格表に項目を入力できます。

 
プロジェクトチームがこのツールで [価値表を常に編集可能にする] 構成設定をオンにしている場合、 発注書を編集するために必要なユーザー権限を持つユーザーは、発注書がどのようなステータスであっても、価値表に項目を追加できます。 この設定の具体的な情報については、「[価値表を常に編集可能にする] 設定とは何ですか?」を参照してください。

項目を価値表に手動で追加するには:

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  1. 次のオプションから選択します。
    • 予定価格表が空白の場合は、[まだ項目がありません] の下にある [行を追加] をクリックします。
      又は
    • 既存の項目がある場合は、[行を追加] をクリックします。
      Procore は、数字「1」から始まる新しい項目を作成します。 後続の行は番号順に作成されます。
  2. 新しい項目の 予算コード を指定します。 次のオプションがあります。
    • 既存の予算コードを項目に割り当てるには、[ 検索 ] ボックスにコードを入力し、リストから一致するコードを選択します。
      又は
    • 項目の新しい予算コードを作成するには、[ 予算コードを作成 ] ボタンをクリックします。 次に、プロジェクトの予算コード パターン要件を満たすために、ドロップダウン リストから適切なセグメント項目を選択します。 次に、「 作成」をクリックします。
  3. 使用している会計処理法に応じて、項目を追加するための適切なステップを選択します。
    • 金額ベースの契約の場合: 
      金額ベースの予定価格表では、次のデータ入力が必要です。
      • #
        Procore は、項目番号を順番に自動的に入力します。
      • 変更イベントの項目
        変更イベントを有効にしている場合、委託契約・発注を変更イベントにリンクする必要がある場合は、変更イベント項目を選択できます。
      • 予算コード
        リストから予算コードを選択するか、[予算コードを作成] をクリックして新しい予算コードを作成します。「Procore の作業分解構成図の予算コードとは何ですか?」を参照してください。 
      • 形容
        項目の説明を入力します。 たとえば、次のように入力します: 月額サービス料金

      • 費用の金額を入力します。
      • 現在までの請求
        システムは、現在の日付までの委託契約・発注に対して請求された金額を自動的に計算します。
      • 残りの金額
        現在の日付に請求されていない金額を入力します。
      • 税コード
        この項目に使用する税コードを入力します。 このフィールドは、税コード機能を有効にしている場合にのみ表示されます。 「プロジェクトで税コードを使用するにはどうすればよいですか?」を参照してください。
    • 単位/数量ベースの契約の場合:
      単位 / 数量ベースの予定価格表では、次のデータ入力が必要です。
  4. 随意: 上記の手順を繰り返して、必要な数の広告申込情報を追加します。
  5. 保存」をクリックします。
    Procore は、契約の予定価格表に項目を保存します。
CSV ファイルから価値表への項目のインポート
  1. 「価値表」カードで、[ CSV から予定価格表をインポート ] ボタンをクリックします。

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  2. [ CSV テンプレートをダウンロード] ボタンをクリックし、次のオプションのいずれかを選択します。
    • 空白のテンプレート。 空のテンプレートをダウンロードするには、このオプションをクリックします。
      又は
    • 既存の項目を含むテンプレート。プロジェクトの予算からの既存の項目データを含むテンプレートをダウンロードするには、このオプションをクリックします。
       
      • Procore は、CSV テンプレート ファイルをウェブ ブラウザのファイルダウンロード場所にダウンロードします。
      • ファイルの名前は TBD です。
  3. コンピューターにダウンロードしたテンプレートを開きます。
  4. テンプレートに直接アップロードするデータを入力します。
     重要
    テンプレート ファイルの列見出しを変更または再配置しないでください。
  5. 項目のデータを入力したら、ファイルの更新を「カンマ区切り値」ファイル形式で保存してください。
  6. Procore に戻ります。 次に、[CSV ファイル] セクションで、次のオプションのいずれかを選択します。
    • ファイルのアップロード」をクリックします。
      又は
    • ドラッグ・アンド・ドロップ操作を使用して、更新したテンプレートを「CSVファイル」セクションに移動します。
  7. 次のオプションのいずれかを選択します。
    • 項目を追加します。 テンプレート内のデータを使用して新しい項目を作成する場合は、このオプションを選択します。
      又は
    • 既存の項目を置き換えます。 元請契約から既存の項目を消去し、テンプレート内のデータに置き換える場合は、このオプションを選択します。
       
       プロジェクトの委託契約・発注管理ツールで [常に編集可能な価値表を有効にする] 構成設定がオンになっている場合、[既存の項目を置き換える] オプションはグレー表示され、請求書が作成されて項目が請求されると使用できなくなります。 詳細については、「[価値表を常に編集可能にする] 設定とは何ですか?」を参照してください。
  8. [ インポート] をクリックします。

ファイルを添付

契約に添付書類を追加するには:

  1. 「添付書類」カードで、[ 編集] をクリックします。
  2. [ ファイルを添付] をクリックします。
  3. [ファイルを添付] ダイアログ ボックスで、アップロードするファイルが保存されている場所を強調表示します。 オプションは次のとおりです。
    • マイ コンピュータ。 [ファイルをアップロード] をクリックして、コンピュータのファインダーを開きます。 アップロードするファイルを選択し、[ 開く] をクリックします。
    • [写真] をタップします。 プロジェクトで写真ツールがアクティブな場合は、[アルバムを選択] リストから場所を選択し、アップロードするファイルを検索します。
    • 図面。 プロジェクトで図面ツールがアクティブな場合は、[領域の選択] リストから領域を選択し、アップロードするファイルを検索します。
    • フォーム。 プロジェクトでフォーム ツールがアクティブな場合は、[テンプレートを選択] リストからテンプレートを選択し、アップロードするファイルを検索します。
    • ドキュメント。 プロジェクトで文書ツールがアクティブな場合は、アップロードするファイルを保存するフォルダに移動し、それらを強調表示します。
  4. 添付」をクリックします。

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    進行状況インジケーターにアップロードのステータスが表示されます。
  5. [ファイルを添付] ダイアログ ボックスの [閉じる ] (X) アイコンをクリックします。 

契約を保存する

契約を保存するには、次のボタンのいずれかをクリックします。

  • 創造する。このボタンをクリックすると、新しい契約が保存され、表示モードで [全般] タブに戻ります。
    又は
  • DocuSignで完了します®。 このボタンをクリックすると、Procore + DocuSign® との統合が起動し、エンベロープの署名準備が整います。 詳細については、「DocuSign®」を参照してください。
    又は
  • [キャンセル] をクリックします。