請求書送付先に代わって請求書を作成する (従来)
背景
Procore では、エンド ユーザーは、(1) 購入者に商品またはサービスを注文するための法的要求である 発注書と、(2) 法的に合意された価格と購入条件を定義する 下請契約 の 2 種類の委託契約を作成できます。 購入に関連するのは、売り手が買い手に発行する法的声明である請求書です。 請求書には、提供された商品 (機器、材料など) やサービス (検査、据付など) の種類と数量が記載されています。 多くの場合、提供された商品/提供されたサービスと引き換えに支払うべき合計金額を指定する 請求書に添付されます。 多くの組織では、発注書は通常、少額の金額で開始され、下請契約は商品/サービスの価値が高い場合に開始されます。
Procore プロジェクトでは、発注書と下請契約の両方の請求書をプロジェクトレベルの委託契約・発注管理ツールで作成できます。 また、表紙と詳細項目ページを含む一般的な未成工事支出金請求書形式でフォーマットされます。
考慮すべきこと
- 必要なユーザー権限:
- プロジェクトの委託契約・発注管理ツールに対する「標準」または「管理者」レベルの権限、または請求書送付先として追加されている権限。 「請求書送付先を発注書または下請契約に追加する」を参照してください。
注: 「標準」レベルの権限を持つユーザーは、未処理の請求期間の請求書のみを作成できます。
- プロジェクトの委託契約・発注管理ツールに対する「標準」または「管理者」レベルの権限、または請求書送付先として追加されている権限。 「請求書送付先を発注書または下請契約に追加する」を参照してください。
- 追加情報:
- 下請業者請求書は、発注書または下請契約に対して作成できます。
- 下請業者は、(1) 十分なアクセス権限を持つ誰かに請求書の作成を依頼するか、(2) 「 請求書送付先として請求書を提出する」のステップに従うことができます。
- 最新の請求書の請求金額のみを編集できます。
- 請求書の承認後に請負業者が支払いスケジュールを作成する場合は、請求書の詳細の [提案金額] 列に、この期間に請求する作業の金額を入力します。 この列を表示するには、プロジェクトの委託契約・発注管理ツールで支払スケジュール機能を有効にする必要があります。 「 設定の構成: 委託契約・発注管理」を参照してください。
前提条件
トレーニング ビデオ
ステップ
- プロジェクトの委託 契約・発注 管理ツールに移動します。
- [ 契約] タブで、発注書または下請契約を見つけます。 次に、[編集] をクリックします。
- [ 請求書を作成] をクリックします。
注
- 作成した請求周期の「期間開始」、「 期末」、および 「請求日」の値が自動的に入力されます。
- 委託契約・発注管理ツールで「管理者」権限を持つユーザーは、作成された請求周期から選択できます。 選択できるのは、まだ請求書に関連付けられていない請求周期のみです。
- 下流部門協力者の請求書番号を [請求書番号] ボックスに入力します。
- 次のいずれかのステータスを選択します。
注: ステータスを変更するには、委託契約・発注管理ツールの「管理者」権限を持つユーザーである必要があります。- 草案。請求書を承認する必要があることを示します。 費用はプロジェクトの予算には反映されません。
- レビュー中。請求書が現在承認者によってレビュー中であることを示します。 費用はプロジェクトの予算には反映されません。
- 修正して再提出します。請求書を確認して再提出する必要があることを示します。 費用はプロジェクトの予算には反映されません。
- 所有者の承認待ち。請求書が所有者による承認を待っていることを示します。 費用はプロジェクトの予算には反映されません。
- 記載通り承認済み。請求書が承認され、回答に含まれる表記があることを示します。 費用はプロジェクトの予算には反映されません。
- 承認済み。請求書が承認されたことを示します。 費用は、プロジェクトの予算の [これまでの費用] 列に反映されます。
注
- 委託契約・発注会社が請求書を作成するとき (またはあなたが委託契約・発注会社に代わって請求書を作成するとき)、レビューの準備ができたら、ステータスを「レビュー中」に変更できます。 その後、レビューアはそれに応じて「承認済み」または「修正して再提出」としてマークできます。
- 請求書送付先は、未処理の請求期間中に請求書のステータスが「草案」または「修正して再提出」に設定されている場合にのみ請求書を編集できます。 プロジェクトの委託契約・発注管理ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザーのみが、他のステータスの請求書を編集できます。
- 必要なバックアップ文書を添付してください。 たとえば、先取特権の放棄や免責などです。
- [保存する] をクリックします。
- 委託契約・発注の会計処理法に応じて ( 「契約または資金調達の会計処理法を設定するにはどうすればよいですか?」を参照)、次のいずれかを実行します。
単位/数量ベースの委託契約・発注の請求書の詳細を追加する
- 請求書で、[ 詳細 ] タブをクリックします。
- 請求書によって支払われる各項目について、次のフィールドに入力します。
- この期間 (数量)。各項目の数量を入力します。 Procore は合計金額を自動的に計算します。
- この期間を保持 (%) (管理者のみ)。保留 金 を現在の請求周期のパーセンテージ金額として入力します。
注: [すべての項目に保留金を設定] ボックスに値を入力し、[設定] をクリックすることで、請求書のすべての項目に保留金を設定することもできます。 - 今期 ($) をリリースしました。現在の請求周期の保留金をドル金額として入力します。
- オプション: 承認済み委託契約・発注の変更指示を請求書に追加するには、[ 請求書に追加] をクリックします。
メモ:- 変更指示の入力と編集は、常に項目の詳細レベルで行われます。
- 変更指示が Procore から表示またはエクスポートされるときに、請求書の詳細ページにどのように表示されるかについて、異なる詳細レベルを選択できます。「 委託契約・発注の詳細設定を編集する」を参照してください。
- 変更を保存するには、[ 保存] をクリックします。
金額ベースの委託契約・発注の請求書の詳細を追加する
- 請求書で、[ 詳細 ] タブをクリックします。
- 請求書によって支払われる各項目について、次のフィールドに入力します。
- 完了した作業 (この期間)。請求書の支払い期間内に完了した作業のドル金額を入力します。 代わりに完了作業のパーセンテージ値を入力する場合は、計算機アイコンをクリックしてパーセンテージを入力し、[保存] をクリックします。 Procore は、作業の割合を同等の金額に自動的に換算します。
- 現在保管されている資料。 「完了した作業」(D および E) 列に費用に含まれていない、現場または近くの保管施設に現在保管されている資材のドル金額を入力します。 ここに入力した値は、手動で [完了作業] に移動されるまで、今後の請求書のこの列に残ることに注意してください。 「 Procore で保管資材の料金を請求するにはどうすればよいですか?」を参照してください。(レガシー)詳細については。
- 必要に応じて留保金を設定します。
ヒント
すべての項目に保留金を設定しますか? その場合は、右側のサイドバーに値を入力し、[設定]をクリックします。- この期間に保持された作業保留金 (%) (「管理者」レベルの権限)。 この給与期間に保持される作業の割合を入力します。
- この期間に保持された資材保留金 (%) (「管理者」レベルの権限)。 この期間に保持される資材の割合を入力します。
- 必要に応じて留保金を解放します。
- 作業保留金 ($) 今期解除。 この期間に解除される作業保留金の金額を入力します。
- 今期解除の資材保留金 ($)。今期に解除する資材保留金の金額を入力します。
- 随意： 支払スケジュール機能が有効になっており (「設定の構成: 委託契約・発注管理」を参照)、請求書が「承認」された後に請負業者が支払スケジュールを作成する場合:
- 提案された金額。 今期の作業に対して請求される金額を入力します。
- 随意： 「承認済み」の委託契約・発注の変更指示を請求書に追加します。
- [請求書に追加する] をタップします。 「承認済み委託契約・発注の変更指示」セクションの変更指示の横にあるこのボタンをクリックします。
手記： 変更指示の入力と編集は、常に項目の詳細レベルで行われます。変更指示が Procore から表示またはエクスポートされるときに、請求書の詳細ページにどのように表示されるかについて、異なる詳細レベルを選択できます。「 委託契約・発注の詳細設定を編集する」を参照してください。
- [請求書に追加する] をタップします。 「承認済み委託契約・発注の変更指示」セクションの変更指示の横にあるこのボタンをクリックします。
- [保存する] をクリックします。