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Procore

DocuSign®で下請業者請求書を完成させる

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

目的

Procore + DocuSign ® 統合を使用して下 請業者請求書 の電子署名プロセスを完了すること。

背景

プロジェクトチームのメンバーまたは 下流部門協力者が委託契約・ 発注の下請業者請求書を作成した後、DocuSign® アカウントを持つ Procore ユーザーは、請求書が適切な受領者に送信して署名を要求するための DocuSign® エンベロープを準備できます。

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

考慮すべきこと

  • 必要なユーザー権限
  •  追加情報:
    • Procore から DocuSign® アカウントにログインしたら、ログイン トークンの有効期限が切れるまで再度サインインする必要はありません。有効期限が切れると、Procore に「再認証が必要」というバナーが表示されます。詳細については、「Procore のさまざまな DocuSign® バナーの意味は何ですか?」を参照してください。
    • 以下の手順を完了するには、請求書のステータスが「承認済み」、「条件付き承認」、または「発注者の承認待ち」である必要があります。
 Important

If your company is paying subcontractor invoices with Procore Pay. The Procore + DocuSign© integration exclusively collects signatures for invoices. It does not collect signatures for an invoice's lien waivers. To collect lien waiver signatures with Procore's Invoice Management tools, your company must Enable Procore Pay as a Payor. For more guidance, see Sign Lien Waivers on Project Invoices.

前提条件

ステップ

下請業者請求書を DocuSign® に送信する

このステップでは、Procore で下請業者請求書を開く方法を示します。

  1. プロジェクトの委託 契約・発注管理ツールに移動します。
  2. [ 契約] タブで、次の操作を行います。
    • 「契約」テーブルで、署名する請求書を含む下請契約を見つけます。
    • [番号 ] リンクをクリックして下請契約を開きます。
  3. 下請契約で、[請求書 ] タブをクリックします。
     注
    下請業者請求書を DocuSign® に送信するには、請求書が 承認済み、 条件付き承認済み、または 発注者の承認待ちのいずれかのステータスになっている必要があります。
  4. [請求書 (請求書)] テーブルで、請求書を見つけて [表示] をクリックします。
  5. 請求書を確認し、必要に応じて編集します。
  6. DocuSign© に請求書を送信する準備ができたら、次の操作を行います。
    • Betaベータ版の下請業者請求書エクスペリエンスを使用している場合は、ページ上部の [ DocuSign で送信する] をクリックします。
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • 遺産従来の下請業者請求書エクスペリエンスを使用している場合は、ページの下部にある [ DocuSign の更新と設定 ] をクリックします。

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

下請業者請求書を DocuSign® に一括送信する

プロジェクトの委託契約・発注管理ツールに対する「管理者」レベルの権限がある場合は、プロジェクトの請求書管理ツールを使用して、DocuSign® に請求書を一括で送信することもできます。

  1. Navigate to the project's Invoicing tool.
  2. Click the Subcontractor tab.
  3. Mark the checkboxes next to the invoices to bulk send to DocuSign®. 
     Note
    To send a subcontractor invoice to DocuSign®, it must be in one (1) of these statuses: Approved, Approved as Noted, or Pending Owner Approval. See What are the default statuses for Procore invoices?
  4. Click Send to DocuSign®. 
     Note
    If the Send to DocuSign® button is grayed out and unavailable, hover your mouse cursor over the button. A tooltip appears to inform you of the reason. Typically, it is because the purchase order or subcontract does not have an 'Invoice Contact' assigned to it. See Add Invoice Contacts to a Purchase Order or Subcontract.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore sends the selected invoices to DocuSign®. A GREEN success banner appears at the top of the page when complete.
     Notes
    • When sending invoices in bulk, the DocuSign®  integration only sends invoices to the individuals listed as 'Invoice Contact(s)' on the contract in Procore.
    • Some DocuSign®  features are NOT available when using the bulk send option. For example, adding or removing documents, adding recipients, and so on.
    • To use the unavailable DocuSign®  features, follow the steps in Complete Subcontractor Invoices with DocuSign®.

    compile-invoice-backups-successful.png

DocuSign® にログインする

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

DocuSign® エンベロープを準備する

DocuSign® にログインすると、「文書のアップロードとエンベロープ受領者の追加」ページが表示されます。次の手順を実行します:

エンベロープに文書を追加する

次の Procore 情報が DocuSign® エンベロープに自動的に入力されます。

  • 請求書の PDF コピーが [エンベロープに文書を追加] セクションに自動的に追加されます。
  • 請求書の各「役割」に必要な署名ボックス。たとえば、契約が請求書の影響を受ける総合工事業者 または 下請業者 です。これには、各ユーザーの「名前」と「電子メール アドレス」が含まれます。以下の「エンベロープに受領者を追加する」を参照してください。

次のように他の文書を追加するオプションがあります:

  1. 随意： エンベロープにさらに文書を追加する場合は、「エンベロープに文書を追加」セクションで利用可能なオプションのいずれかを選択します。

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
     注
    [エンベロープに文書を追加] セクションで使用可能なオプションは、DocuSign® によって開発および管理されています。DocuSign® の使用方法を学ぶには、Procore で support.docusign.com のコンテンツを確認することをお勧めします。
    1. アップロードする
    2. テンプレートを使用する
    3. クラウドから取得

受領者をエンベロープに追加する

受領者をエンベロープに追加するには:

  1. [受信者をエンベロープに追加] で、デフォルトの受信者ブロック、名前、メールアドレスをそのまま使用します。 このデータは、Procore + DocuSign® の統合によってエンベロープに自動的に追加されます。データが Procore で指定されている場合、受信者ブロックの「名前」フィールドと「電子メール アドレス」フィールドの値は、Procore の次のフィールドに対応します。
    • 下請業者。 これは、下請業者請求書に関連付けられた委託契約・発注の「設計者/エンジニア」フィールドで指定された個人です。
    • 総合工事業者。 これは、下請業者請求書に関連付けられた委託契約・発注の [請負業者] フィールドで指定された会社の、プロジェクト ディレクトリの [主な連絡先] フィールドで指定されている個人です。
       Tip

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

すべての受領者にメッセージを追加する

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

署名フィールドのプレビューとエンベロープを送信する

次のステップは、PDF の署名フィールドをプレビューすることです。 署名フィールドは Procore の役割に対応しています。 たとえば、請求書のある契約の当事者である 総合工事業者 と 下請 業者です。これらのフィールドは、Procore + DocuSign の統合によって DocuSign ® ® エンベロープに自動的に追加されます。

  1. 請求書 PDF の一番下までスクロールして、署名フィールドを表示します。以下に例を示します。

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. 既存の署名フィールドを保持します。 これらのフィールドは Procore によって自動的に入力され、既定の位置に保つことで、Procore アプリケーションの署名ワークフローが期待どおりに機能するようになります。
  3. 随意： 必要に応じて、「標準フィールド」をフォームに追加します。
     注
    「標準フィールド」領域のオプションは、DocuSign® によって開発および管理されています。DocuSign® の使用方法を学ぶには、Procore で support.docusign.com のコンテンツを確認することをお勧めします。
  4. 指定した署名を収集する準備ができたら、[送信] をクリックします。
    DocuSign®は、指定された受信者にエンベロープを送信します。その後、受領者は次のステップに進むことができます。
     ヒント
    DocuSign® に送信した後、ステータスを手動で「署名のために提出中」に変更していますか?請求書を DocuSign® に送信した後、Procore で請求書のステータスを「署名のために提出中」に変更することにした場合 (請求書を DocuSign に送信できるのは、請求書が承認済み、条件付き承認済み、または発注者の承認待ちのステータスにある場合のみです)、DocuSign® 署名プロセスの完了後に、Procore で請求書のステータスを手動で適切な承認済みステータスに戻す必要があります。

関連項目