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目的
プロジェクトの情報提供依頼ツールを使用して情報提供依頼を作成すること。
背景
建設業界では、情報提供依頼は建設プロセス中に生じるあいまいさを明確にし、質問に答え、情報のギャップを埋めるために使用されます。情報提供依頼を作成する一般的なシナリオは、下請業者または現場監督がプロジェクトの設計者またはエンジニアからプロジェクトまたはタスクの完了に関する特定の情報を必要とする場合です。たとえば、プロジェクトの図面が不明瞭であったり、要件があいまいであったり、製品仕様が古くなったり、不正確であったり、不完全であったりする場合があります。このような場合、誤解、プロジェクトの遅延、施工不良を防ぐために、質問にはできるだけ迅速かつ簡潔に回答することが重要です。
Procore では、情報提供依頼は次のコンポーネントで構成されます。
- 一般情報。質問が適切に解釈されるようにするために、特定の質問、問題、またはあいまいさに関連する背景情報やコンテキストを提供する追加情報を含めることが重要です。
- 質問。建設プロジェクトに関する正式な質問で、他の人からの回答が必要です。たとえば、建設文書または製品仕様があいまいなため、下請業者が情報提供依頼で質問を提出する場合があります。他の人または建材業者に代わって質問することもできます。
- 返信: 情報提供依頼の担当者が送った返信。たとえば、プロジェクト・エンジニアは、あいまいな仕様を明確にするために、下請業者の質問に回答する場合があります。
- 公式回答: 情報提供依頼に対する「公式な回答」として指定された返信 (または複数の返信)。通常、「情報提供依頼の管理者」が公式な回答を選択します。
情報提供依頼プロセスの一般的なワークフローを表示するには、「ワークフロー図」を表示します。
考慮すべきこと
- 必要なユーザー権限:
- 情報提供依頼を「草案」または「未着手」ステータスで作成するには:
- 「草案」ステータスで情報提供依頼を作成するには:
- プロジェクトの情報提供依頼ツールの「標準」レベルの権限。
重要
- プロジェクトの情報提供依頼ツールで「標準」レベルの権限を持つユーザーが、自分が作成した情報提供依頼へのすべての回答を表示するには、「標準ユーザーと読み取り専用ユーザーにのみ公式な回答を表示する」構成設定を OFF にする必要があります。「高度な設定の構成: 情報提供依頼」を参照してください。
- 権限テンプレートで「情報提供依頼の管理者として機能」のアクセス権限が有効になっているユーザーは、この設定がオンになっている場合でも、自分が作成した情報提供依頼 (「標準」のみ)、または情報提供依頼の管理者として指定されている情報提供依頼に対するすべての応答を表示できます。
ステップ
情報提供依頼を作成する手順は、プロジェクトの情報提供依頼ツールに割り当てられている権限レベルによって異なります。
「管理者」レベルの権限を持つユーザーとして情報提供依頼を作成する
- プロジェクトの情報提供依頼ツールに移動します。
- [+作成] をクリックします。
- [全般] タブで、適切な情報をフォームに入力します。
入力必須フィールドにはアスタリスク (*) が付いています。
-
番号*。これは、情報提供依頼ツールで「管理者」レベルの権限のあるユーザーが未着手ステータスで情報提供依頼を作成する場合に必須のフィールドです。「標準」レベルの権限のあるユーザーが草案の情報提供依頼を作成する場合には必要ありません (「『草案』の情報提供依頼とは何ですか?」を参照)。
注:
-
期日。情報提供依頼への回答の期限となる日付を入力するか、カレンダーから選択します。このフィールドは、プロジェクトの情報提供依頼ツールに対して「管理者」レベルの権限のあるユーザーのみに表示され、使用可能です。
注: 「期日」フィールドは、情報提供依頼ツールの「設定の構成」ページで指定された既定の日数に基づいて自動的に入力されます。「高度な設定の構成: 情報提供依頼」を参照してください。また、期日はプロジェクトの「就業日」として設定されている日を考慮します。「プロジェクトの就業日を設定する」を参照してください。
-
件名*。情報提供依頼にわかりやすいタイトルを付けます。情報提供依頼の件名は、リストビューで情報提供依頼のタイトルとして表示されます。
-
担当者。情報提供依頼の質問に回答する責任者を選択します。システムは、「この情報提供依頼に割り当てられました」という件名の自動電子メール通知を新しい担当者に送信します。
-
情報提供依頼の管理者*。ドロップダウンリストから情報提供依頼の管理者を選択します。「情報提供依頼の管理者の役割は何ですか?」
を参照してください。注:
- 既定では、指定された情報提供依頼の管理者の名前がここに表示されます。「プロジェクトの情報提供依頼に、既定の情報提供依頼の管理者を指定する」を参照してください。
- 情報提供依頼ツールに対して「管理者」レベルの権限のあるユーザーの場合は、リストから自分自身または「管理者」レベルの権限のある別のユーザーを選択できます。
- 「標準」レベルの権限のあるユーザーの場合、このリストには、情報提供依頼ツールに対して「管理者」レベルの権限のあるユーザーの名前のみが表示されます。リストから選択できるのは、「管理者」レベルの権限のある別のユーザーのみです。
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配信。「読み取り専用」レベル以上の権限のあるユーザーを情報提供依頼の配信先リストに追加します。ユーザーの権限レベルに応じて、ユーザーは複数の方法のうち少なくとも１つを使用して情報提供依頼に回答できます。詳細については、「情報提供依頼に回答する」を参照してください。
-
送信元。ドロップダウンリストから情報提供依頼の質問を送信した人を選択します。
-
請負業者 (有責)。このフィールドには、「送信元」フィールドで選択されたユーザーに関連付けられている会社が自動的に事前入力されます。
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費用コード。 情報提供依頼の 費用コード を選択します。 これにより、情報提供依頼が費用コードにリンクされ、後で情報提供依頼の作業範囲がプロジェクトの予算に影響を与え、変更指示が発生した場合に役立ちます。 「 元請契約の変更指示案を作成する」を参照してください。
-
-
費用への影響。ドロップダウンリストから次のいずれかのオプションを選択します。
- [はい]。費用に影響する金額がわかっている場合は、このオプションを選択します。次に、費用への影響を示すために $ 単位で金額をボックスに入力します。
- [はい (不明)]。費用に影響することはわかっているが、金額がわからない場合は、このオプションを選択します。
- [いいえ]。費用に影響しない場合はこのオプションを選択します。
- [未定]。費用への影響があるかどうかまだ判断できない場合は、このオプションを選択します。
- [適用外]。費用への影響がこの情報提供依頼に該当しない場合は、このオプションを選択します。
-
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スケジュールへの影響。ドロップダウンリストから次のいずれかのオプションを選択します。
- [はい]。スケジュールが影響を受ける日数がわかっている場合は、このオプションを選択します。次に、[日数] ボックスに暦日の合計数を示す数値を入力します。
- [はい (不明)]。スケジュールに影響することはわかっているが、日数は不明な場合は、このオプションを選択します。
- [いいえ]。スケジュールに影響しない場合は、このオプションを選択します。
- [未定]。スケジュールに影響があるかどうかまだ判断できない場合は、このオプションを選択します。
- [適用外]。スケジュールへの影響がこの情報提供依頼に該当しない場合は、このオプションを選択します。
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非公開。ドロップダウンリストから [はい] または [いいえ] を選択します。[はい] は、情報提供依頼が非公開としてマークされることを示します。[いいえ] は、情報提供依頼が非公開としてマークされないことを示します。非公開の詳細については、疑問符アイコン (?) の上にマウスカーソルを置いてツールチップを表示してください。
-
参照。便利な参照タグとして使用できるオプションのフィールドです。ダブルクリックすると、最近使用した参照のリストが表示されます。
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カスタム フィールド。情報提供依頼ツールに対して「管理者」レベルの権限のあるユーザーが、情報提供依頼ツールに表示されるカスタム フィールドを構成している場合、それらは作成ページに表示されます。「設定の構成: 情報提供依頼」を参照してください。
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質問*。情報提供依頼を作成する場合は、質問を入力します。情報提供依頼を編集する場合には、それを変更します。注: 質問には、回答を提出するよう割り当てられた担当者に求められる追加の背景情報を必ず文書化することをおすすめします。
-
以下のボタンのうち１つをクリックします:
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草案を作成します。情報提供依頼の「草案」 バージョンを作成するには、このボタンをクリックします。これにより、情報提供依頼が「草案」として保存されます。アクション待ちの責任は情報提供依頼の管理者にあるままで、電子メールがプロジェクトの設定に従って送信されます。「情報提供依頼ツールはいつ電子メール通知を送信しますか?」を参照してください。
- または
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未着手として作成します。新しい情報提供依頼を「未着手」として作成する場合は、このボタンをクリックします。情報提供依頼の担当者として指定されたユーザーは、最初のアクション待ちの責任を負います。システムは、アクション待ちの責任を情報提供依頼の担当者として指定されたユーザーに移し、プロジェクトの設定に従って電子メールが送信されます。「情報提供依頼ツールはいつ電子メール通知を送信しますか?」を参照してください。
「情報提供依頼の管理者として行動する」アクセス権限のある「標準」レベルの権限を持つユーザーとして情報提供依頼を作成する
- プロジェクトの情報提供依頼ツールに移動します。
- [+作成] をクリックします。
- 「一般情報」セクションで、次の情報を入力します:
入力必須フィールドにはアスタリスク (*) が付いています。
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番号*。これは、情報提供依頼ツールで「管理者」レベルの権限のあるユーザーが未着手ステータスで情報提供依頼を作成する場合に必須のフィールドです。「標準」レベルの権限のあるユーザーが草案の情報提供依頼を作成する場合には必要ありません (「『草案』の情報提供依頼とは何ですか?」を参照)。
注:
-
期日。情報提供依頼への回答の期限となる日付を入力するか、カレンダーから選択します。このフィールドは、プロジェクトの情報提供依頼ツールに対して「管理者」レベルの権限のあるユーザーのみに表示され、使用可能です。
注: 「期日」フィールドは、情報提供依頼ツールの「設定の構成」ページで指定された既定の日数に基づいて自動的に入力されます。「高度な設定の構成: 情報提供依頼」を参照してください。また、期日はプロジェクトの「就業日」として設定されている日を考慮します。「プロジェクトの就業日を設定する」を参照してください。
-
件名*。情報提供依頼にわかりやすいタイトルを付けます。情報提供依頼の件名は、リストビューで情報提供依頼のタイトルとして表示されます。
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担当者。情報提供依頼の質問に回答する責任者を選択します。システムは、「この情報提供依頼に割り当てられました」という件名の自動電子メール通知を新しい担当者に送信します。
-
情報提供依頼の管理者*。ドロップダウンリストから情報提供依頼の管理者を選択します。「情報提供依頼の管理者の役割は何ですか?」
を参照してください。注:
- 既定では、指定された情報提供依頼の管理者の名前がここに表示されます。「プロジェクトの情報提供依頼に、既定の情報提供依頼の管理者を指定する」を参照してください。
- 情報提供依頼ツールに対して「管理者」レベルの権限のあるユーザーの場合は、リストから自分自身または「管理者」レベルの権限のある別のユーザーを選択できます。
- 「標準」レベルの権限のあるユーザーの場合、このリストには、情報提供依頼ツールに対して「管理者」レベルの権限のあるユーザーの名前のみが表示されます。リストから選択できるのは、「管理者」レベルの権限のある別のユーザーのみです。
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配信。「読み取り専用」レベル以上の権限のあるユーザーを情報提供依頼の配信先リストに追加します。ユーザーの権限レベルに応じて、ユーザーは複数の方法のうち少なくとも１つを使用して情報提供依頼に回答できます。詳細については、「情報提供依頼に回答する」を参照してください。
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送信元。ドロップダウンリストから情報提供依頼の質問を送信した人を選択します。
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請負業者 (有責)。このフィールドには、「送信元」フィールドで選択されたユーザーに関連付けられている会社が自動的に事前入力されます。
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費用コード。 情報提供依頼の 費用コード を選択します。 これにより、情報提供依頼が費用コードにリンクされ、後で情報提供依頼の作業範囲がプロジェクトの予算に影響を与え、変更指示が発生した場合に役立ちます。 「 元請契約の変更指示案を作成する」を参照してください。
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費用への影響。ドロップダウンリストから次のいずれかのオプションを選択します。
- [はい]。費用に影響する金額がわかっている場合は、このオプションを選択します。次に、費用への影響を示すために $ 単位で金額をボックスに入力します。
- [はい (不明)]。費用に影響することはわかっているが、金額がわからない場合は、このオプションを選択します。
- [いいえ]。費用に影響しない場合はこのオプションを選択します。
- [未定]。費用への影響があるかどうかまだ判断できない場合は、このオプションを選択します。
- [適用外]。費用への影響がこの情報提供依頼に該当しない場合は、このオプションを選択します。
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スケジュールへの影響。ドロップダウンリストから次のいずれかのオプションを選択します。
- [はい]。スケジュールが影響を受ける日数がわかっている場合は、このオプションを選択します。次に、[日数] ボックスに暦日の合計数を示す数値を入力します。
- [はい (不明)]。スケジュールに影響することはわかっているが、日数は不明な場合は、このオプションを選択します。
- [いいえ]。スケジュールに影響しない場合は、このオプションを選択します。
- [未定]。スケジュールに影響があるかどうかまだ判断できない場合は、このオプションを選択します。
- [適用外]。スケジュールへの影響がこの情報提供依頼に該当しない場合は、このオプションを選択します。
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非公開。ドロップダウンリストから [はい] または [いいえ] を選択します。[はい] は、情報提供依頼が非公開としてマークされることを示します。[いいえ] は、情報提供依頼が非公開としてマークされないことを示します。非公開の詳細については、疑問符アイコン (?) の上にマウスカーソルを置いてツールチップを表示してください。
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参照。便利な参照タグとして使用できるオプションのフィールドです。ダブルクリックすると、最近使用した参照のリストが表示されます。
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カスタム フィールド。情報提供依頼ツールに対して「管理者」レベルの権限のあるユーザーが、情報提供依頼ツールに表示されるカスタム フィールドを構成している場合、それらは作成ページに表示されます。「設定の構成: 情報提供依頼」を参照してください。
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質問*。情報提供依頼を作成する場合は、質問を入力します。情報提供依頼を編集する場合には、それを変更します。注: 質問には、回答を提出するよう割り当てられた担当者に求められる追加の背景情報を必ず文書化することをおすすめします。
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以下のボタンのうち１つをクリックします:
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草案を作成します。情報提供依頼の「草案」 バージョンを作成するには、このボタンをクリックします。これにより、情報提供依頼が「草案」として保存されます。アクション待ちの責任は情報提供依頼の管理者にあるままで、電子メールがプロジェクトの設定に従って送信されます。「情報提供依頼ツールはいつ電子メール通知を送信しますか?」を参照してください。
- または
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未着手として作成します。新しい情報提供依頼を「未着手」として作成する場合は、このボタンをクリックします。情報提供依頼の担当者として指定されたユーザーは、最初のアクション待ちの責任を負います。システムは、アクション待ちの責任を情報提供依頼の担当者として指定されたユーザーに移し、プロジェクトの設定に従って電子メールが送信されます。「情報提供依頼ツールはいつ電子メール通知を送信しますか?」を参照してください。
「標準」レベルの権限を持つユーザーとして情報提供依頼を作成する
プロジェクトの職長、現場監督、または下請業者の場合、プロジェクトマネージャーまたはエンジニアがプロジェクトの情報提供依頼ツールに対する「標準」レベルの権限を付与することがあります。これにより、「草案」ステータスの情報提供依頼を作成し、情報提供依頼の管理者として指定した人物に送信してレビューしてもらうことができます。その担当者は情報提供依頼を確認し、それを「未着手」ステータスにして、プロジェクトチームの適切なメンバーに割り当てて回答を求めることができます。
注:
- 「標準」レベルの権限を持つユーザーには、ツールに対して「管理者」レベルの権限を持つユーザーが利用できるすべてのフィールドが表示される訳ではありません。
- 重要! 情報提供依頼ツールに対する「標準」レベルの権限があり、情報提供依頼に対する公式な回答の通知を受け取りたい場合は、情報提供依頼の配信先リストに追加される必要があります。配信先リストのメンバーでない場合は、作成した情報提供依頼に対する公式な回答は通知されません。
- プロジェクトの情報提供依頼ツールに移動します。
- [+作成] をクリックします。
- 「一般情報」セクションで、次の情報を入力します:
注: 入力必須フィールドにはアスタリスク (*) が付いています。
-
件名*。情報提供依頼にわかりやすいタイトルを付けます。情報提供依頼の件名は、リストビューで情報提供依頼のタイトルとして表示されます。
-
情報提供依頼の管理者*。ドロップダウンリストから情報提供依頼の管理者を選択します。「情報提供依頼の管理者の役割は何ですか?」
を参照してください。注:
- 既定では、指定された情報提供依頼の管理者の名前がここに表示されます。「プロジェクトの情報提供依頼に、既定の情報提供依頼の管理者を指定する」を参照してください。
- 情報提供依頼ツールに対して「管理者」レベルの権限のあるユーザーの場合は、リストから自分自身または「管理者」レベルの権限のある別のユーザーを選択できます。
- 「標準」レベルの権限のあるユーザーの場合、このリストには、情報提供依頼ツールに対して「管理者」レベルの権限のあるユーザーの名前のみが表示されます。リストから選択できるのは、「管理者」レベルの権限のある別のユーザーのみです。
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配信。「読み取り専用」レベル以上の権限のあるユーザーを情報提供依頼の配信先リストに追加します。ユーザーの権限レベルに応じて、ユーザーは複数の方法のうち少なくとも１つを使用して情報提供依頼に回答できます。詳細については、「情報提供依頼に回答する」を参照してください。
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送信元。ドロップダウンリストから情報提供依頼の質問を送信した人を選択します。
-
請負業者 (有責)。このフィールドには、「送信元」フィールドで選択されたユーザーに関連付けられている会社が自動的に事前入力されます。
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スケジュールへの影響。ドロップダウンリストから次のいずれかのオプションを選択します。
- [はい]。スケジュールが影響を受ける日数がわかっている場合は、このオプションを選択します。次に、[日数] ボックスに暦日の合計数を示す数値を入力します。
- [はい (不明)]。スケジュールに影響することはわかっているが、日数は不明な場合は、このオプションを選択します。
- [いいえ]。スケジュールに影響しない場合は、このオプションを選択します。
- [未定]。スケジュールに影響があるかどうかまだ判断できない場合は、このオプションを選択します。
- [適用外]。スケジュールへの影響がこの情報提供依頼に該当しない場合は、このオプションを選択します。
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費用コード。 情報提供依頼の 費用コード を選択します。 これにより、情報提供依頼が費用コードにリンクされ、後で情報提供依頼の作業範囲がプロジェクトの予算に影響を与え、変更指示が発生した場合に役立ちます。 「 元請契約の変更指示案を作成する」を参照してください。
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費用への影響。ドロップダウンリストから次のいずれかのオプションを選択します。
- [はい]。費用に影響する金額がわかっている場合は、このオプションを選択します。次に、費用への影響を示すために $ 単位で金額をボックスに入力します。
- [はい (不明)]。費用に影響することはわかっているが、金額がわからない場合は、このオプションを選択します。
- [いいえ]。費用に影響しない場合はこのオプションを選択します。
- [未定]。費用への影響があるかどうかまだ判断できない場合は、このオプションを選択します。
- [適用外]。費用への影響がこの情報提供依頼に該当しない場合は、このオプションを選択します。
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参照。便利な参照タグとして使用できるオプションのフィールドです。ダブルクリックすると、最近使用した参照のリストが表示されます。
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カスタム フィールド。情報提供依頼ツールに対して「管理者」レベルの権限のあるユーザーが、情報提供依頼ツールに表示されるカスタム フィールドを構成している場合、それらは作成ページに表示されます。「設定の構成: 情報提供依頼」を参照してください。
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質問*。情報提供依頼を作成する場合は、質問を入力します。情報提供依頼を編集する場合には、それを変更します。注: 質問には、回答を提出するよう割り当てられた担当者に求められる追加の背景情報を必ず文書化することをおすすめします。
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レビューのために送信します。このボタンをクリックすると、新しい情報提供依頼が「草案」ステータスで保存され、情報提供依頼の管理者フィールドで指定した人に送信されます。これにより、アクション待ちの責任が情報提供依頼の管理者に移ります。
注: プロジェクトの情報提供依頼ツールに対する「標準」レベルの権限のある情報提供依頼の作成者は、情報提供依頼のステータスが「草案」である間、情報提供依頼の「一般情報」および「質問」セクションの編集のみ行えます。情報提供依頼のステータスが「未着手」に変わると、プロジェクトの情報提供依頼ツールで「管理者」レベルの権限のあるユーザーのみが情報提供依頼を編集できます。
