専門業者
財務管理ユーザー ガイド
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専門業者用このユーザー ガイドは、専門業者を対象に、Procore のプロジェクト会計ツールを使用して、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって金融処理を合理化する方法に関する情報を提供します。 このガイドで学べる内容には次のようなものがあります: |
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予算コード構成
Procore で Procore のプロジェクト会計ツールを設定するときの最初のステップは、会社とプロジェクトが、特定の事業に適した「予算コード構成」で設定されていることを確認することです。Procore の作業分解構成図では、予算コードは予算の会計項目の基本的な構成要素です。予算コードを使用すると、必要に応じて詳細な予算または基本的な予算を作成できます。
専門業者の場合、Procore は次のことを推奨します:
- 会社の作業分解構成図を作成します。会社のステークホルダーと協力して、Procore の既定の作業分解構成図を使用するか、または会社のアカウントに合わせて作業分解構成図をカスタマイズするかを決定します。詳細については、「会社の作業分解構成図を作成する」を参照してください。
- プロジェクトの作業分解構成図を作成します。会社の作業分解構成図をプロジェクトで使用するか、またはプロジェクトレベルの作業分解構成図をカスタマイズするかを決定します。プロジェクトレベルでオプションの「サブプロジェクト」セグメントを含めることができます。詳細については、「プロジェクトの作業分解構成図を作成する」を参照してください。
予算構成
Procore の予算ツールは、プロジェクトチームがプロジェクトの予算を効率的に管理するのに役立ちます。これは、チームが情報に基づいた会計上の決定を下し、予算に対する支出をリアルタイムで追跡し、履歴スナップショットを分析し、詳細な予測を入力し、プロジェクトの財務状況をより深く視認できるように設計されています。予算コードを使用すると、必要に応じて詳細な予算または基本的な予算を作成できます。
- プロジェクトの予算データを追加します。プロジェクトを開始するときの最初のステップは、「新しい Procore プロジェクトで予算を設定する」ことです。(1) 予算ツールに直接「予算項目を追加する」、または (2) 予算テンプレートをダウンロードして完成させ、「予算をインポートする」手順を完了する２つの方法から選択できます。
- プロジェクトの予算ビューを構成します。プロジェクトの予算データを追加した後、Procore 管理者は、動的でカスタマイズ可能な予算ビューを探索したい場合があります。詳細については、「新しい予算ビューを設定する」を参照してください。１つまたは複数の予算ビューと、[当初予算]、[予算変更]、[修正予算]、[予算変更保留] などのさまざまなデータ列を設定できます。「完了までの予測」機能を使用して、プロジェクトの予算をアクティブに管理および監視することもできます。詳細については、「完了までの予測機能を使用する」を参照してください。
- 現場で収集したデータを活用して人件費と生産量を追跡します。 Procore の人員管理およびリソース追跡ツールを購入した顧客の場合、予算は自動的に設定できます。 「リソース追跡およびプロジェクト会計: 構成ガイド」を参照してください。
- 予算変更を使用して、ある項目から別の項目に資金を再割り当てします。予算変更機能を使用して、予算コード間でお金を譲渡します。たとえば、ある予算コードでは予算内に収まったために費用削減効果があるが、別の予算コードでは予算を超えることが予想される場合、最初の予算コードからの資金を再割り当てし、予備費として後者の予算コードに追加することができます。予算変更は予算ツールにのみ表示されるため、建材業者は内部調整を確認できません。詳細については、「予算変更を作成する」を参照してください。
予算ツールで他にできることについては、「予算」を参照してください。
クライアント契約ツール
予算ツールを設定したら、プロジェクト用に１つまたは複数のクライアント契約の作成を開始できます。クライアント契約ツールを使用すると、チームは紙や高価なプリンターの費用をデジタル契約管理の一元管理場所に置き換えることができます。
- クライアント契約を設定します。Procore のほとんどのお客様は１つの建設プロジェクトに対して１つのクライアント契約を作成しますが、プロジェクトチームにはクライアント契約ツールでマルチクライアント契約を作成するオプションがあります。詳細については、「クライアント契約を作成する」を参照してください。予算と同様に、クライアント契約の設定方法も次の２つから選択できます。(1) 手動で「クライアント契約の価値表 (SOV) を更新する」か、(2) 「CSV ファイルからクライアント契約 SOV をインポートする」ことができます。初期構成を終えたら、承認するだけです。「クライアント契約を承認する」を参照してください。
ヒント
建設プロジェクトには複数の資金調達源または未成工事支出金請求書要件がありますか?一部の専門業者が Procore プロジェクトでマルチクライアント契約を作成する理由を学びましょう。これは、プロジェクトの作業範囲を複数のフェーズまたは段階に分割する必要がある場合に役立ちますが、分割する際にはいくつかの考慮事項があります。詳細については、「プロジェクトにマルチクライアント契約がある場合、システム上の制限はありますか?」を参照してください。
このような種類の要件を管理する別の方法は、サブプロジェクト機能を使用することです。詳細については、「プロジェクトと親プロジェクトとサブプロジェクトの違いは何ですか?」を参照してください。
- 発注者への請求書を作成して管理します。クライアント契約が設定され、以下で説明するように委託契約・発注管理ツールを設定した後は、発注者への請求書を作成して管理することもできます。発注者への請求書は、クライアントとお客様との間の金融取引の明細化された記録です。通常、内訳項目は総合工事業者に指示され、お客様が請求書のデータを総合工事業者に提出すると、総合工事業者は支払い期限になったらプロジェクト発注者に請求書を提出できるようになります。「発注者への請求書を作成する」を参照してください。
- 受領済みの支払い記録を作成します。支払いを受けた後、受け取った支払いを追跡するための記録を作成することもできます。詳細については、「受領済み支払いを作成する」を参照してください。
クライアント契約ツールを使用して他にできることについては、「クライアント契約」を参照してください。
委託契約・発注管理ツール
契約が承認され、クライアント契約ツールで完了したら、プロジェクトの委託契約・発注管理の設定を開始できます。通常、会社が作業を下請契約する場合は、委託契約・発注管理を作成します。
Procore では、下請契約と発注書という２種類の「委託契約・発注管理」を作成できます。
- 契約構成、日付、配信先リスト、設定をセットアップします。会社の Procore 管理者は、お客様と協力してプロジェクトの既定の契約構成を定義できます。これは、プロジェクトに対する委託契約・発注管理の作成を開始する前の重要なステップです。委託契約・発注管理の変更指示の階層数を選択できます。既定で契約で使用するさまざまな日付を有効化することもできます。設定には、既定の配信先リスト設定、既定の会計処理法、保留金パーセントの設定 (該当する場合)、既定で財務マークアップまたは支払いを有効化するかどうかの決定も含まれます。詳細については、「設定を構成する: 委託契約・発注管理」を参照してください。
- プロジェクトの発注書を作成します。Procore では、発注書 (PO) は、製品またはサービスの種類、数量、および合意された価格の詳細を記載した文書化された財務の委託契約・発注です。調達プロセスの一環として、発注書は「買い手」 (専門業者など) によって作成され、契約費用をカバーするために「売り手」 (サプライヤーなど) に発行されます。「売り手」が承諾すると、発注書は両当事者間の契約となります。「発注書を作成する」を参照してください。
ヒント
Procore では、発注書と下請契約は、プロジェクト予算に記録された事前に決定された費用を請求するためにのみ使用されます。発注書は、実行タブとして使用するように設計されていないことに注意することが重要です。たとえば、案件の配送時に発注書の代金を支払う請求書を作成するのが会社の慣習である場合、発注書の代わりに直接費を作成するでしょう。「直接費管理ツール」を参照してください。
- プロジェクトの下請契約を作成します。下請契約とは、請負会社と作業範囲を遂行する下請業者との間で締結される契約です。Procore では、下請契約を作成する方法が２つあります。(1) 「落札して下請契約に転換する」方法、または (2) 委託契約・発注管理ツールで直接「下請契約を作成する」方法です。
- 下請業者請求書を作成し、請求書送付先を管理します。委託契約・発注管理または未成工事支出金請求書ツールを使用すると、「請求書送付先に代わって請求書を作成する」、または下請業者の請求書送付先に発注書や下請契約にアクセスするための適切な権限を付与することもできます。「発注書または下請契約に請求書送付先を追加する」を参照してください。委託契約・発注管理ツールに対する「管理者」権限を持つユーザーは、それらの権限を使用して「未成工事支出金請求書ツール」で請求書を管理することもできます。
- 支払い発行記録を作成します。 プロジェクトで支払いの発行を開始したら、発行した支払いを追跡するための記録を作成できます。予算と予算報告書は、エントリーを反映して自動的に更新されます。「支払い済みの追加」を参照してください。
委託契約・発注管理ツールで他にできることについては、「委託契約・発注管理」を参照してください。
変更管理ツール
次に、Procore の変更管理ツールについて学びます。Procore では２種類の変更指示を作成できます。これらのツールの設定には２つのオプションがあります: (1) 「変更イベントを使用した変更指示」、または (2) 「変更イベントを使用しない変更指示」です。
変更イベントを使用した変更指示
変更イベントを作成すると、実際の費用が発生する前に変更の影響に備えることができます。これは、タスクの実行に外部の下請業者を雇う場合、専門業者の契約管理戦略の重要な部分です。
変更イベントを作成した後、見積依頼書 (RFQ) を作成できます。RFQは、価格設定のために適切な下請業者に送信されます。見積依頼書が作成され、割り当てられた下請業者が回答する場合、提出済みの見積もりに基づいて変更指示を作成できます。
- 変更指示の階層設定を構成します。１階層、２階層、３階層の変更指示設定から選択できます。各階層は、チームの全体的な変更管理ワークフローにレイヤーを追加します。階層の数が少ないほど、最も単純なワークフローが提供されます。階層の数が増えると、チームのワークフローはより複雑になりますが、変更をより細かく制御できるようになります。Procore ユーザーの間で最も一般的な設定は、１階層設定または２階層設定を使用することです。
使用する階層設定を決定したら、「クライアント契約変更指示の階層数を構成する」および「委託契約・発注の変更指示の階層数を構成する」に進むことができます。
例
クライアント契約 (2) 階層のユースケースの一般的な例は、Procore アカウントで総合工事業者のバンドルする変更指示を模倣したい場合です。変更指示をすぐに発行し、(承認バンドルに関係なく) １つずつ請求する傾向がある場合は、(1) 階層の変更指示設定がより適切な選択となる可能性があります。詳細については、「さまざまな変更指示階層とは何ですか?」を参照してください。 - 変更イベントを作成します。建設プロジェクトでは、変更イベントとは、建設プロジェクトの当初の作業範囲に影響を与える (または影響を与える可能性がある) あらゆる変更を指します。Procore で変更イベントを作成する方法は数多くあります。変更イベントツール (「変更イベントを作成する」を参照) の使用に加えて、サポートされている Procore ツールまたは Procore の携帯プラットフォームを使用して利用可能なオプションを使用することもできます。これらのオプションの詳細については、「変更イベントの作成にどの Procore ツールを使用できますか?」を参照してください。
- 変更イベントから見積依頼書を作成し、見積依頼書の回答をレビューします。下請業者が価格設定を提出するために見積依頼書を作成する必要がある場合は、「変更イベントから見積依頼書を作成する」を参照してください。その後、下請業者の見積もりをレビューして、変更指示の作成を進めるかどうかを判断できます。「見積依頼書の回答をレビューする」を参照してください。
- 変更指示を作成します。Procore では２種類の変更指示を作成できます:
- 委託契約・発注の変更指示 (CCO) は、見積依頼書の回答が提出される前または後に作成できます。「変更イベントから委託契約・発注の変更指示を作成する」を参照してください。
- 変更指示案 (PCO) は、変更指示案の回答が提出される前または後に作成できます。「変更イベントから変更指示案を作成する」を参照してください。
変更イベント ツールで他にできることについては、「変更イベント」を参照してください。
変更イベントを使用しない変更指示
変更イベント ツールが無効になっている場合、チームは委託契約・発注管理ツールとクライアント契約ツールを使用して変更を作成します。ほとんどの変更指示は、クライアント契約ツールで生成される変更指示案から始まります。以下は、クライアント契約変更指示に対して３つの階層すべてが有効になっている場合のプロセスの説明です。
- 変更指示案を作成します。変更指示案を作成して、契約に影響を与える可能性のある費用の変更案の概要を説明します。変更指示案の価値表 (SOV) を入力するときに、予算コードを選択して金額を入力するオプションが表示されます。理想的には、すでに予算に含まれている予算コードであるため、[予算] タブで予算の増加が確認できるようになります。「クライアント契約の変更指示案を作成する」を参照してください。
- 委託契約・発注の変更指示を作成します。変更指示案を作成した後、変更指示案で概説されている作業範囲を担当する下請業者からの価格設定のリクエストとして機能する委託契約・発注の変更指示を作成できます。委託契約・発注の変更指示を、対応する変更指示案と比較し、両者間の差異を表示できます。「変更指示案からの委託契約・発注の変更指示を作成する」を参照してください。
- 変更指示依頼を作成します。変更指示案を作成した後、それらを変更指示依頼に組み込むことができます。変更指示依頼は通常、承認のために提出される文書であり、レビューと承認プロセスを合理化するために、個々の変更指示案を提出したり、変更指示案をグループ化したりするために使用できます。「クライアント契約の変更指示依頼を作成する」を参照してください。
- クライアント契約変更指示を作成します。ステータスが「保留中」にセットされた変更指示は、プロジェクトの予算ツールの「保留中の予算変更」列に表示されます。承認されたクライアント契約変更指示は発注者への請求書に追加できます。クライアント契約変更指示を承認済みとしてマークすると、合計金額の変更が予算ツールの「承認済み変更指示」列に反映されます。「クライアント契約変更指示を作成する」を参照してください。
- 委託契約・発注の変更指示を作成します。委託契約・発注の変更指示は、契約会社と建材業者または下請業者との間の契約に影響を与える費用の変動の概要を示します。委託契約・発注の変更指示を承認済みとしてマークすると、金額の変更が予算ツールの [発注済み額] 列に反映されます。「保留中」ステータスの委託契約・発注管理および委託契約・発注の変更指示案は、予算ツールの「保留中の費用変更」列に表示されます。「委託契約・発注の変更指示を作成する」を参照してください。
変更指示ツールを使用して他にできることについては、「変更指示」を参照してください。
未成工事支出金請求書ツール
Procore の未成工事支出金請求書ツールは、委託契約・発注管理およびクライアント契約ツールで付与されたユーザー権限を使用します。プロジェクトが進行し、契約が作成および承認されると、下請業者は下請業者請求書を通じて完了した作業に対して請求を行うことができます。発注者への請求書を作成して、発注者または支払いの承認を担当する当事者に電子メールで送信することもできます。
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請求周期を管理します。下請契約を行う場合、請求周期は、プロジェクトの下請業者に適用される未成工事支出金請求書に使用される請求サイクルを定義します。請求周期の頻度 (月次、週次など) を定義するだけでなく、請求周期の開始日、請求書の期日、請求周期の終了日も定義します。未成工事支出金請求書ツールを使用して請求周期を作成する方法については、「手動請求周期を作成する」および「自動請求周期を作成する」を参照してください。
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未成工事支出金請求書を作成し管理します。未成工事支出金請求書ツールを使用すると、ユーザー権限をプロジェクトチームに制限したまま、「請求書送付先に代わって請求書を作成する」、または下請業者の請求書送付先に発注書や下請契約にアクセスするための適切な権限を付与することができます。「請求書送付先を発注書または下請契約に追加する」を参照してください。その後、下請業者が作業に対して請求を行う準備ができたら、「請求書送付先に『請求への招待』を送信する」、また下請業者が、「新しい請求書を請求書送付先として提出する」ことができるようになります。その後、これらの請求を確認して承認できます。
請求書管理ツールで他にできることについては、「未成工事支出金請求書」を参照してください。